Zorgorganisatie Equipe verlaagt werkdruk met robotisering
22-juni-2022 - Equipe Zorgbedrijven is een groep van gespecialiseerde klinieken, gevestigd in heel Nederland. Sinds de oprichting in 1995 onder de naam Velthuis Kliniek heeft het bedrijf een enorme groei doorgemaakt. De taken van het team Verzekerde Zorg zijn in de loop van de jaren flink toegenomen, waarbij de processen niet in alle gevallen meer aansloten bij de grootte van de organisatie. Samen met Quoratio Groep zijn werkprocessen in kaart gebracht en gerobotiseerd waardoor het team zich kan richten op de kerntaken, de werkdruk afneemt en nieuwe werkzaamheden beter kunnen worden opgevangen.
Toename werkdruk zorgt voor problemen
Het team Verzekerde Zorg is verantwoordelijk voor de tijdige, volledige en correcte declaratie en facturatie van de geleverde zorg richting de zorgverzekeraars en de patiënten.
Wouter Advocaat, Manager Finance en Control bij Equipe: “De afdeling Verzekerde Zorg werd binnen Equipe ingezet voor allerlei uiteenlopende taken. Door de toegenomen verantwoordelijkheden raakten de kerntaken uit het zicht. Het gevolg hiervan was dat de werkzaamheden zich opstapelden, zonder dat er ruimte was om die toename in werkdruk te beleggen in het team.”
Initieel werden twee consultants van Zorgon, het zorglabel van de Quoratio Groep, aan het team toegevoegd, om dit proces tijdelijk te ondersteunen en ter vervanging van een zwangerschapsverlof. Al snel werd duidelijk dat tijdelijk meewerken in de operatie niet de oplossing was voor het verlagen van de werkdruk.
Quickscan zorgt voor herverdeling van taken
Door de consultants is eerst tijd gestoken in het goed in kaart brengen van de processen en taken van het team Verzekerde Zorg. Een Zorgon-projectleider is in een aantal workshops met Advocaat en zijn team aan de slag gegaan om alle bestaande processen en handelingen te inventariseren, te kijken waar de knelpunten zaten en waar er ruimte voor verbetering lag. Daarbij werd gebruik gemaakt van de RPA (Robotic Process Automation) Quickscan om de taken en werkzaamheden van teams te definiëren.
Dat leverde twee duidelijke inzichten op. Enerzijds was er sprake van afdelingsvreemde taken. Door de groei van het bedrijf, en de veranderende rol van de zorgadministrateur van uitvoerend naar adviserend, kreeg ook de afdeling een meer adviserend karakter. Gezamenlijk is besloten om de taken die niet meer bij de afdeling passen naar de meest passende afdeling te verplaatsen. Zo is de afhandeling van tijdrovende, repeterende vragen belegd bij het Klant Contact Centrum van Equipe, waardoor er meer tijd overbleef voor de kerntaken van het team. Verder is met Zorgon gewerkt aan betere zichtbaarheid van de afdeling zodat de nieuwe verantwoordelijkheden ook voor de rest van de organisatie helder werden.
Robotisering zorgt voor verlichting werkdruk
Uit de RPA Quickscan bleek daarnaast dat een aantal repetitieve werkzaamheden goed geschikt waren om door een robot uitgevoerd te worden. Door processen te robotiseren is snellere afhandeling van nota’s mogelijk, en neemt de kwaliteit toe door de afname van menselijke fouten. Daarnaast krijgen medewerkers meer ruimte voor interessante en uitdagende taken en neemt zo ook het werkplezier toe. Verder zorgt RPA uiteindelijk voor kostenbesparing, omdat processen efficiënter ingericht worden met minder repetitieve handelingen tot gevolg. Het proces van robotiseren wordt momenteel afgerond, met hulp van het team Digital Solutions van Quoratio Groep.
Verbetering van processen als uitgangspunt
Advocaat heeft hier veel aan de samenwerking met Zorgon: “Verschillende afdelingen binnen Equipe zijn al bekend met RPA en de resultaten ervan, dat maakte dat er geen koudwatervrees was. Uiteraard moet de business case nog steeds solide zijn om de investering te kunnen doen maar met behulp van de gedegen analyse concludeerden we al snel dat dit op termijn voor een stevige tijd- en kostenbesparing zou zorgen.”
“Naast operationele ondersteuning wordt er echt met ons meegedacht; daarbij zijn de consultants van Zorgon ervaren genoeg om kritisch te blijven naar de opdrachtgever. Er wordt telkens een spiegel voorgehouden: Wat doen we precies wanneer we deze taak uitvoeren? Waarom is het op deze manier georganiseerd en hoe kan het beter? Dit zorgt voor een duidelijk kader: het gaat om het verbeteren van de processen."
“Zorgon denkt daarbij steeds in het belang van de klant, door het neerzetten van een sterk fundament kunnen wij in de toekomst meer taken zelfstandig gaan oppakken en hebben daarbij steeds minder hulp nodig. Zo hebben we in een relatief korte tijd concrete resultaten geboekt.”
Fundament voor toekomstige uitbreiding
Equipe verwacht met de implementatie van de RPA-oplossing initieel een besparing van 10 uren per week te realiseren voor het team. Die tijdwinst zit met name in de afhandeling van declaraties die retour komen, een repetitief en tijdrovend proces dat zo’n duizend keer per week moet worden doorlopen. Omdat Equipe naar verwachting verder zal groeien door toekomstige overnames, zal het werk en het aantal processen alleen maar toenemen. Advocaat is echter van mening dat het team dit nu veel makkelijker kan opvangen: “Doordat de achterliggende techniek en werkwijzen een robuust framework vormen hebben we een stevige basis om in de toekomst nieuwe processen sneller te robotiseren.”
