Edukans ervaringsverhaal Berry: Samen meer kansen creëren

Op het moment dat ik werd gevraagd om aan de slag te gaan bij Edukans, werkte ik vooral op uitvoerende opdrachten, zoals de crediteurenadministratie bij Wehkamp. Ik had uitgesproken dat ik de ambitie had om de stap te maken naar business controller en zin had om meer uitgedaagd worden. Dat lukte! Zes maanden lang reisde ik elke vrijdag naar Edukans. Echt een stap in de breedte, totaal anders dan wat ik kende. 

 Door: Berry Visser, business controller 

 Vooraf kwamen er nog wel wat vooroordelen bij me omhoog van geitenwollensokkensfeer en chaos in de administratie. Al vrij snel bleek een goed doel ook gewoon een organisatie met dezelfde administratieve uitdagingen als elk ander bedrijf. Het opvallendste verschil vond ik dat er beperkte middelen zijn en dat de manier van verantwoorden kan verschillen per project. Als goed doel speelt inzichtelijk maken waar je geld aan uitgeeft sowieso een grote rol. 

 

EU-project 

De hoofdreden dat Edukans onze hulp goed kon gebruiken, was dat ze penvoerder was voor een nieuw onderwijsproject rond de seksualiteit van meisjes, wat betekent het om vrouw te zijn? Gefinancierd vanuit de Europese Unie. Dat betekende dat ze inhoudelijk én financieel verantwoording moesten afleggen volgens maatstaven waar ze nog niet zo veel ervaring mee hadden. Aan mij de schone taak om een brug te slaan tussen de vereisten – gelukkig maar vier documenten van ruim 250 pagina's per stuk – en de praktijk. Die praktijk was Edukans zelf, maar ook vier partners in Malawi. Ngo’s die het project zouden gaan uitvoeren. Ik schreef handleidingen voor Edukans én de partners om te zorgen dat de uiteindelijke rapportage zou voldoen.  

 
Trip naar Malawi!

De kers op de taart van deze klus was mijn trip van een week naar Malawi met drie Edukans-collega’s. Ik was niet eerder buiten Europa geweest, dus … spannend! Al mijn zintuigen stonden op scherp. Wat een verschil met wat ik kende. De hoofdstad leek een groot dorp, gebouwen met maximaal drie verdiepingen, allemaal kleine huisjes langs de kant van de weg en de mensen waren supervriendelijk. Malawi is een van de armste landen van Afrika, maar is wel een groen en vruchtbaar land, vooral met veel tabak en thee.  

Als aftrap was er een bijeenkomst met de vier lokale ngo’s.  Hier gaf ik een presentatie over de financiële verantwoording van het project. Vervolgens bezochten we elke dag een ngo, waar ik samen met de administrateur van Edukans een audit uitvoerde op afdeling financiën. Een van de vier met alleen maar vrouwen aan het roer had al een megagoed (analoog) systeem. Er was goed over nagedacht. Geweldig om te zien.   

 

Handgeschreven bonnetje 

Een van de zaken die we beoordeelden was hoe de ngo’s met cash omgingen. Er ging nog weinig digitaal. Als er ergens budget voor een school bijvoorbeeld werd uitgegeven, ging iemand dat zelf cash brengen met de auto en kwam met een handgeschreven bonnetje terug. Hier werd dan een foto van gemaakt en dat ging de administratie in. De wijze waarop de administratie bij de ngo’s was ingericht was bijzonder. Alles werd in Excel bijgehouden.  

Er wordt ook bij geen gebruik gemaakt van bankpassen of creditcards. Dit komt doordat de beschikbaarheid van pinautomaten beperkt is. Met als gevolg dat de geldstromen veelal contant zijn. Maar ondanks de cultuurverschillen en andere systematiek van boekhouden oogden de administraties betrouwbaar en bleken mijn handleidingen voor de verantwoording werkbaar. Tot slot bezochten we nog een school én het nationale park in Chikwawa. Wat een reis, wat een fantastisch land. 

 
Concrete hulp 

Het was geweldig om te zien dat het echt zin heeft wat ze daar doen. Het is concreet. Lokale ngo’s worden geholpen bij het investeren in voorlichting over seksualiteit, informatiepakket voor leerkrachten en ouders, maar ook zorgen dat er überhaupt meer kinderen naar school gaan, bijvoorbeeld door fietsen te verschaffen. 

Er wordt niet alleen geld gegeven, er wordt gezorgd dat het goed terechtkomt. En door nauwe samenwerking met lokale partijen kom je daar niet de westerse manier opleggen, maar ben je lokaal aan het verankeren. Ik gun ieder ander evenveel als mezelf en voor zoveel mensen liggen de kansen gewoon niet voor het oprapen. Mooi als je die kansen samen kunt creëren. 

 
Financiën en proces 

De bedoeling van mijn klus bij Edukans was om een template te maken om de rapportage aan de EU te vereenvoudigen én om de administratieve last te verminderen door het te stroomlijnen. Om dat te kunnen realiseren moest er bewustzijn worden gecreëerd bij Edukans. Tussendoor even meedenken, diverse partijen binnen de organisatie aanhaken om te ontdekken wat hun behoeftes en vraagstukken waren.  
 
Projectleiders moesten bijvoorbeeld hun eigen financiën bijhouden en deze afleveren bij de administrateur. Iets waar ze niet voor zijn opgeleid. Daarnaast waren de EU-rapportages niet verweven met hun eigen administratie. Grote kans op fouten dus. Ik heb gezorgd voor minder eilandjes en gezorgd dat de juiste mensen zich verantwoordelijk zijn gaan voelen voor verantwoording. Mijn tijd daar was dus een combinatie van financieel en procesmatig.  
 

Je uitspreken

Gedurende de hele periode kreeg ik veel vrijheid en ruimte om mijn mening geven. Het feit dat hiërarchie niet zo leidend was als bij sommige commerciële partijen, leerde ik om me gewoon uit te spreken als ik ergens iets van vond. Me minder in te houden. Dat is echt iets wat ik uit de opdracht heb meegenomen. Al is Edukans een logische match voor ons, toch had ik niet verwacht dat het zo’n langdurige samenwerking zou worden. Heel tof dat dat wel gebeurd is.  

 Na Edukans ben ik onder andere als assistent controller aan de slag gegaan bij scholengemeenschap Gelderse Onderwijsgroep Quadraam en als business process manager bij Jumbo Supermarkten. Ik werk nu als business controller bij Quadraam en ben bezig met mijn MBA-scriptie. Never stop learning! 

Verhoeve

De Finance & Control professionals van de Quoratio Groep. 

 

Wellicht is dit ook interessant