Robotiseren: Prioriteren kan je leren

Je wilt als bedrijf processen gaan robotiseren. Je hebt een lijst met ideeën opgesteld. Processen - misschien wel van verschillende afdelingen – die geschikt zijn. En dan sta je voor het volgende dilemma: Wat nu, wat eerst? Over het algemeen wil iedereen dat zijn of haar proces als eerste wordt opgepakt, het gaat immers tijd (en geld) besparen. Echter blijkt in de praktijk vaak dat niet alles tegelijk kan en dat er keuzes gemaakt moeten worden. Wat krijgt prioriteit? Voor dit dilemma stonden ook consultants Karin Hermans en Remy Lesuis bij hun opdrachtgever.

Door: Karin Hermans en Remy Lesuis, consultants bij de Quoratio Groep

Bij onze opdrachtgever zijn inmiddels een aantal processen gerobotiseerd en er komen veel ideeën binnen voor processen die daar mogelijk ook geschikt voor zijn. Vanuit de hele organisatie. Alleen, de vraag is groter dan onze ontwikkelcapaciteit, waardoor wij gedwongen werden om prioriteiten te stellen. Check even onze tips om tot een prioritering te komen. In drie categorieën én samengevoegd in een puntensysteem.

Impact

All about the money

Stel jezelf eerst wat ‘geldvragen’. Wat kost het nu om het proces uit te voeren? Wat kost het om een robotscript te ontwikkelen? Wat kost het proces daarna? Hoe snel heb ik die investering dus terugverdiend? Om deze vragen te beantwoorden, rekenden wij met een gemiddeld tarief voor een interne medewerker, het aantal verwerkingen per maand en de duur van één verwerking. Daartegenover staan de kosten van een ontwikkelaar om tot een script te komen. De ontwikkeltijd van het script wordt onder andere bepaald door het aantal applicaties dat gebruikt wordt, het aantal handelingen dat uitgevoerd moet worden en de structuur van de aangeleverde data. Ook de complexiteit van het robotiseren zelf kan verschillen, bijvoorbeeld per applicatie. De ene applicatie is moeilijker te lezen met robotsoftware dan de andere.

Kwaliteitswinst

Kijk ook naar kwaliteitsverbetering door robotisering. Wij stelden onszelf de volgende vraag: ‘In hoeverre gaat de kwaliteit van het proces vooruit als deze gerobotiseerd wordt?’ Bij sommige processen gaat het om de handmatige invoer van gegevens, waarbij een typfout snel gemaakt is. Als dit door een robot wordt overgenomen, wordt er altijd hetzelfde ingevoerd, waardoor fouten en herwerk voorkomen kunnen worden. Bij welke processen is hierop veel winst te behalen door robotisering?

Complexiteit van processen

Kijk naar de complexiteit van het proces. Een proces met veel uitzonderingen is over het algemeen complexer te robotiseren dan een proces dat altijd hetzelfde uitgevoerd wordt. Daarnaast is de inputdata van het proces interessant. Neem een mailtje, daarin kan iedereen typen wat hij of zij wil. Als dat de input is van je proces dan zul je goede afspraken moeten maken over de lay-out van mails en welke gegevens erin moeten staan.

Veranderlijkheid

Daarnaast is het goed om naar de veranderlijkheid van je proces te kijken. Verandert je proces vaak door bijvoorbeeld wijzigende wet- en regelgeving of door de overgang naar nieuwe systemen, dan is het verstandig om dit mee te wegen in je prioritering. Robotiseren zal in dit geval wel gepaard gaan met wat meer onderhoud.
Iets dat hiermee samenhangt is de stabiliteit van het proces. En dan niet gericht op de veranderlijkheid, maar meer op de dagelijkse uitvoering. Hoe kwetsbaar is het proces? Hoeveel medewerkers voeren dit uit? En is het juist kwetsbaar als slechts een of enkele medewerkers uitvoeren of wordt het juist kwetsbaarder als er veel medewerkers mee bezig zijn?

Bedrijfsspecifieke zaken

Tenslotte zijn er nog een aantal bedrijfsspecifieke zaken die kunnen meewegen in het stellen van prioriteiten. Allereerst: als we het proces robotiseren, gaat dan het werkplezier van de medewerkers omhoog? Daarnaast kan het voor je bedrijf ook interessant zijn om nieuwe afdelingen op het robotiseren aan te haken. Je kunt er dan voor kiezen om ter kennismaking te beginnen met een simpel proces, wat wellicht niet per se het meest financieel aantrekkelijk is, maar waar het team wel enthousiast van wordt. Wij wilden deze bedrijfsspecifieke zaken mee laten wegen, maar omdat we de andere twee categorieën belangrijker vonden, hebben we die zwaarder mee laten wegen in de uiteindelijke scoring.