Zero Admin in de praktijk: Quoratio Digital Solutions

In 2019 ontwikkelde de Quoratio Groep een lange termijn ambitie: Zero Admin. Wij hebben ons tot doel gesteld onze klanten te gaan helpen in de transitie naar die toekomst waarin administratie niet aanwezig lijkt. Een van de manieren om Zero Admin bij onze klanten te realiseren is Quoratio Digital Solutions.

Door: Michel van Arnhem, Consultant Digital Solutions

Het realiseren van efficiënte, beheersbare en vergaand geautomatiseerde processen resulteert in beter gestructureerde data en geeft ruimte om in te zetten op visualisatie, analyse en advies. Zo leidt de automatisering respectievelijk tot de rol van processpecialist en businesspartner. Dat betekent dus minder handwerk, meer denkwerk en betere besluitvorming.

Robotic Process Automation (RPA) valt in die eerste pijler, het is een typisch middel om uitvoerend en handmatig werk te reduceren. Het maakt de werkdag minder eentonig, geeft de ruimte om andere taken op te pakken én verhoogt de consistentie en kwaliteit.

Quoratio Digital Solutions

Deze afdeling van de Quoratio Groep richt zich op het implementeren van nieuwe technologieën. Niet alleen, maar juist samen met onze labels. Als groep brengen we kennis van specifieke processen en systemen samen met gecertificeerde RPA-ontwikkelaars. Samen met Verhoeve, het Quoratio Groep label voor Finance & Control kom je bijvoorbeeld tot de volgende toepassingen.

• Verwerken van inkoopfacturen
  Een robot die de, door de scan- en herkensoftware uitgelezen, facturen inboekt in het financiële systeem. De potentiële besparing loopt op tot meerdere fte’s. Voor dit proces is het belangrijk om vooraf een goede analyse te doen op de systemen die al gebruikt worden. In sommige gevallen zijn er koppelingen beschikbaar of bestaan er al automatiseringsmogelijkheden in het systeem. Dan is gebruik van een robot overbodig.
• Urencontrole, facturatie en aanmaningen
  Voor een dienstverlenende organisatie (zoals wijzelf) is het cruciaal dat de uren van alle collega’s juist en tijdig in het systeem staan. Om het geld op de rekening te krijgen én te kunnen sturen op de cijfers. Binnen de Quoratio Groep zijn we begonnen met een robot die een controle doet op de ingevoerde uren. Na de klantgoedkeuring doet de volgende robot de factuur de deur uit en zodra deze verlopen is, wordt er automatisch een reminder verstuurd. Inmiddels zetten we dit proces ook bij klanten in. Het script blijkt naast de zakelijke omgeving ook goed toepasbaar voor zorginstellingen.

Zo zijn er nog veel meer voorbeelden. Denk aan de controle op nieuwe crediteuren, het inlezen van memoriaalboekingen of het klaarzetten en versturen van rapportages. Collega’s Karin en Remy schreven een interessant blog over het beslissen welke processen je (als eerste) aanpakt .

Intelligent Automation

Op dit moment focust Digital Solutions zich voornamelijk op de implementatie van RPA-toepassingen. Maar het is slechts één van de technologieën die bijdraagt aan het realiseren van Zero Admin. RPA wordt bijvoorbeeld vaak in één adem genoemd met artificial intelligence (AI). Hoewel het zeker in dezelfde richting gaat, is er een duidelijk verschil. RPA is een potentiële vervanger van handwerk en AI een vervanger van het denkwerk wat de mens doet.

Komende periode zal deze combinatie uitgroeien tot een ‘intelligent automation platform’, waarin we verschillende technologieën combineren. Denk bijvoorbeeld aan de toepassing van process mining om processen naar boven te halen die geschikt zijn voor automatisering of robotisering. Of het toevoegen van algoritmen aan de robot die leiden tot steeds meer denkkracht en intelligentie. Dit zie je bijvoorbeeld al terug in de LBZ-robot (Landelijke Basisregistratie Ziekenhuiszorg). Onderzoeksbureau Gartner vat het mooi samen: “Er is behoefte aan verschillende automatiseringstechnologieën die in samenhang werken, om de menselijke capaciteiten van het personeel te verbeteren of te vervangen.”