Column: nu naar een andere uitvoerder?

Stel, je hebt een huurwoning en de eigenaar vertelt dat je eind volgende maand weg moet omdat hij andere plannen heeft. Dan heb je in de huidige huizenmarkt een knap probleem. Je was het nog niet van plan dus je moet plotseling gaan nadenken over de toekomst. Waar wil ik wonen? Wat gaat er nog gebeuren in de komende jaren? Wat mag het kosten? Maar ook: wat is er nu mogelijk?

Gelukkig hebben we huurbescherming in Nederland en zal deze situatie zich niet zo snel voordoen. Maar in de pensioenuitvoering zien we dit fenomeen wel degelijk optreden. De uitvoeringsorganisatie zegt tegen het fonds dat de dienstverlening stopt eind 2022. Uiteraard keurig aan het einde van de looptijd van het contract. OK, daar sta je dan met je inboedel. Waar wil je naar toe? Wat staat er nog te gebeuren de komende jaren? Wat is er mogelijk? De bestuurders van de betreffende fondsen worden per direct geconfronteerd met deze vragen. Het zien aankomen is één, er naar handelen is twee.

Eerst verhuizen, dan verbouwen: het is niet anders

Eind 2022 is een lastig moment. De contouren van het nieuwe pensioencontract staan, maar het is nog te vroeg om al direct een stap in die richting te zetten. De wetgeving wordt immers pas in 2023 verwacht. Het wordt dus, om in de metafoor te blijven, eerst verhuizen en dan verbouwen. Selecteren en verhuizen naar een nieuwe uitvoeringsorganisatie is geen sinecure. Zorgvuldig uitzoeken, proeven van de sfeer en bepalen of het nieuwe huis wel bij je past. Om dan de spullen over te brengen. Kun je het zelf met een paar vrienden en een gehuurd busje of wordt een professioneel verhuisbedrijf gezocht? Laten we in ieder geval vaststellen dat een pensioenfonds een kostbare inboedel heeft te verplaatsten. Sterker nog: deze inboedel is van iemand anders – die de kosten van de hele verhuizing ook nog eens moet betalen!
Na de verhuizing is het altijd weer wennen aan de nieuwe omgeving. Er staan nog wat dozen ingepakt, de logistiek in het huis is anders en de aankleding moet ook nog worden opgehangen. Maar in de tussentijd gaat het gewone leven wel door. En als je na een jaar de routine een beetje te pakken hebt, dan staat de verbouwing te beginnen. Dat verbouwen (ofwel de herinrichting van de pensioenadministratie vanwege het nieuwe pensioenstelsel) laat namelijk niet lang op zich wachten, want sociale partners zijn nu al met de achterbannen de wensen en behoeftes voor een nieuwe pensioenregeling aan het inventariseren. Maar de herinrichting betekent onrust in het pensioenhuis, meer kosten en bovendien het risico dat er iets gebeurt met de kostbare inboedel. Het is niet ideaal… Dus, omdat voorkomen beter is dan genezen is het advies: start tijdig met de voorbereiding van de verhuizing.

Van verhuizing naar pensioenuitvoering

Verschillende uitvoeringsorganisaties zijn bezig met veranderingen in het IT-landschap. De IT-omgeving is immers het fundament onder een robuuste pensioenuitvoering, maar het helpt ook om voorbereid te zijn op de komende wijzigingen in het stelsel. En in de tussentijd zijn er nogal wat ‘bewegende panelen’: onzekerheden en veranderingen die de planning onder druk zetten. De ingangsdatum van de wetgeving is er al zo één, maar ook de uitkomsten van het ontwerp van de uit te voeren pensioenregelingen. Is er dan nog ruimte om een nieuwe pensioenfondsklant te helpen met verhuizen? Een belangrijke vraag waar het pensioenfonds een te selecteren uitvoeringsorganisatie mee moet confronteren.

Een goede afloop afhankelijk van snelheid van handelen

Onze boodschap is dat het van het grootste belang is om in een, al dan niet gedwongen, situatie van verhuizing van de pensioenadministratie twee uitgangspunten centraal te zetten: snelheid van handelen én zorgvuldigheid! Dit betekent nu al het plan trekken en in kaart brengen waar zich de onzekerheden voordoen. Een goed plan van aanpak inclusief planning is hier niet het halve werk, maar voorkomt wel onvoorziene tegenvallers en uitstel! We helpen er, vanuit onze ruime ervaring met dit soort verhuizingen, pensioenfondsen graag bij.