Wat is financiële administratie?
De financiële administratie is een verzameling van alle financiële gegevens van een organisatie. Door deze gegevens op gestructureerde wijze op te slaan en te bewaren, zijn de data achteraf eenvoudig toegankelijk en inzichtelijk. Zo kun je de financiën van de onderneming verantwoorden tegenover instanties als de Belastingdienst. Ook voor de organisatie zelf is een goede financiële administratie heel waardevol omdat het inzicht biedt in de winstgevendheid van de organisatie.
Gegevens die onder de financiële administratie vallen zijn onder meer:
- kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
- financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
- tussentijds gemaakte controleberekeningen
- ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
- bankafschriften
- contracten, overeenkomsten en andere afspraken
Bij boekhouding spreek je vaak over dagboeken. Deze bevatten verschillende onderdelen:
- inkoopdagboek
- verkoopdagboek
- backdagboek
- kasdagboek
- memoriaal dagboek: alles wat buiten de bovenste vier valt
Dan heb je nog het grootboek. Dit is een verzameling van alle grootboekrekeningen. Deze functioneren zo dat er inzicht wordt gegeven in de financiële stromen van het bedrijf.
Voor het bijhouden van de administratie gelden verschillende regels. Een van deze regels is onder andere dat alle gegevens voor minimaal 7 jaar bewaard moeten worden blijven.
De administratie is bovendien de basis voor alle belastingaangiften die moeten worden gedaan. Als de financiële administratie dus niet op orde is, kan dit vervelende gevolgen hebben voor een bedrijf.
Waaruit bestaat financiële administratie?
Het bijhouden van financiële administratie is niet alleen verplicht, maar ook belangrijk voor de organisatie zelf. Als de administratie op orde is heb je snel inzicht in cijfers, zoals de omzet, de winst en de kosten. Zo kan het management eenvoudig sturen op informatie die er echt toe doet.
Drie belangrijke onderdelen van financiële administratie:
- Financiële rapportages
- Fiscale jaarrekening
- Bedrijfseconomische jaarrekening
1. Financiële rapportages
Financiële rapportages zoals de jaarrekening vormen een overzicht van de financiële situatie van een bedrijf van een jaar. De jaarrekening moet gestuurd worden naar de Kamer van Koophandel. De rekening bestaat uit een balans, een winst- en verliesrekening. Daarbij hoort ook een toelichting.
2. Fiscale jaarrekening
De jaarrekening moet voldoen aan de normen van de fiscus en is bedoeld om de winst van een bedrijf uit te rekenen. Die winst wordt gebruik als basis van de inkomsten- of vennootschapsbelasting.
3. Bedrijfseconomische jaarrekening
De bedrijfseconomische jaarrekening geeft een beeld van de huidige situatie van een bedrijf. Het is een combinatie van winst- en verlies / de balans die door het bedrijf is opgesteld. De fiscale jaarrekening moet voldoen aan de eisen van de belastingdienst. De commerciële jaarrekening laat zien wat de werkelijke en huidige situatie is van een bedrijf.
Debiteuren en crediteuren
Debiteuren zijn afnemers. Van deze mensen ontvang je geld. Crediteuren zijn de mensen waar jij geld aan moet betalen. Klinkt logisch toch? Om hierbij te helpen zijn er online boekhoudprogramma’s. Deze kunnen je helpen herinneren als er nog een factuur verstuurd moet worden. Dit wordt ook wel debiteuren/crediteurenadministratie genoemd.
Financiële opleiding
Wil jij jezelf ontwikkelen en vind je financiële administratie interessant? Misschien is het Financiële Traineeship van Verhoeve iets voor jou. Je leert een keer per week op locatie wat de financiële administratie inhoudt en daarna pas je het direct in de praktijk toe. De opleiding op hbo-niveau duurt 2 jaar waarbij je elke week 1 dag naar school gaat. De andere 4 dagen ga je aan het werk bij interessante bedrijven waarbij je toepast wat je die week hebt geleerd. Lees hier de ervaringen van mensen die je voorgingen!
Moderne Bedrijfsadministratie (MBA)
Naast ons traineeship op hbo-niveau kun je ook kiezen voor een MBO+ opleiding Moderne Bedrijfsadministratie. Hier leer je alles over boekhoudsystemen, geld- en goederenstromen inzichtelijk maken en welke eisen bedrijven stellen aan administratie. Verwar de afkorting MBA overigens niet met het Engelse MBA (Master of Business Administration).
Financiële administratie inzetten als stuurinformatie
Stuurinformatie is meer dan een grote verzameling cijfers. De informatie wordt gebruikt om prestaties te vergelijken met de targets die zijn opgesteld. Wijken deze af? Dan moet het management bijsturen. Deze targets worden ook wel KPI’s genoemd: Kern Prestatie Indicatoren of Key Performance Indicators. Ze zijn de basis voor de planning, het proces van uitvoering en de steeds terugkerende strategische beslissingen.
Er zijn verschillende valkuilen bij het bijsturen op basis van KPI’s en prestaties.
- Valkuil 1 gaat over definitie van doelstellingen. Bij een onduidelijke doelstelling weten de werknemers niet wat ze moeten doen om de doelstelling te bereiken.
- Valkuil 2 is miscommunicatie. Het kan zijn dat het management strategische beslissingen neemt en acties uitzet, maar hier geen toelichting bij geeft. Het is voor een afdeling dan niet duidelijk wat het doel is van de uitgezette activiteiten. Dit kan ervoor zorgen dat de verkeerde targets behaald worden.
- Valkuil 3 is techniek leidend maken. Er zijn op het gebied van financiële administratie genoeg softwarepakketten beschikbaar, maar welke kies je? Het is belangrijk dat de software past bij de doelstellingen van het bedrijf en dat er niet een kant-en-klaar softwarepakket wordt gekozen vanwege het simpele feit dat die goed staat aangeschreven. De software moet bijvoorbeeld mee kunnen groeien met de verwachte groei van jouw bedrijf.
Software voor financiële administratie
Goede software geeft realtime inzicht in de informatie die je nodig hebt om op prestaties te sturen. In je software kun je bijvoorbeeld de omzet en uitgaven van vorig jaar eenvoudig vergelijken met die van het huidige boekjaar. Zo kun je eventuele vooruitgang binnen secondes uitrekenen, maar belangrijker: je ziet direct waar meer winst te behalen is.
Er zijn genoeg softwarepakketten die je kunnen ondersteunen op het gebied van administratie. Hierbij is het van belang dat je een software kiest die past bij je bedrijf. Je hebt bijvoorbeeld AFAS, Exact, Unit4 en SAP. Elk softwarepakket heeft zijn eigen sterke kanten en mogelijkheden. Bij het kiezen van een softwarepakket voor financiële administratie komt de kennis van een ervaren consultant goed van pas. Met het advies van een finance professional weet je zeker dat je de juiste keuze maakt en dat je administratie toekomstbestendig is.
Facturatie en e-facturatie
Binnen financiële administratie is het gebruik van een elektronische factuur in opkomst. Dit is een gestructureerd, digitaal bestand met de informatie die ook op een digitale of geprinte factuur staat. Het voordeel van een elektronische factuur is dat de grote compatibiliteit met verschillende systemen. De factuurinformatie wordt realtime digitaal verwerkt door boekhoudsoftware zonder dat hier scan- en herkensoftware aan te pas komt. Met z’n systeem bespaar je als onderneming tijd én geld: de factuur wordt automatisch verwerkt en de foutgevoeligheid is minimaal.
