Meer focus op de core business door outsourcing van de salarisadministratie

Administratie vraagt tijd en betrokkenheid van een organisatie. Een toekomstbestendige onderneming creëert ruimte voor groei en automatisering . Outsourcen biedt een organisatie een scala aan mogelijkheden. Externe professionals pakken de verantwoordelijkheid over de (salaris)administratie, zodat jij je kunt focussen op de core business van jouw bedrijf. Outsourcing staat voor het uitbesteden van administratieve processen aan een externe partner. Een spannende investering, maar wel een die onder andere effect heeft op de bruto- en nettoresultaten voor de organisatie.

De voor- en nadelen van outsourcen

Iets wat niet je core business is uitbesteden aan experts; dat klinkt veel ondernemers als muziek in de oren. Wat zijn in de praktijk de meest voorkomende redenen om over te stappen naar het outsourcen van je salarisadministratie? En welke mogelijke kanttekeningen zijn er?

Voordelen

Financieel
Een veel voorkomende reden voor het outsourcen van jouw (salaris)administratie is uiteraard het financiële aspect. Het inschakelen van een outsourcing partner is in de meeste gevallen voordeliger dan vast personeel.

Continuïteit
Continuïteit is belangrijk voor iedere organisatie. Tijdens vakanties, ziekteverzuim, maar ook in het geval van calamiteiten (zoals de coronacrisis) mag de kwaliteit van de salarisadministratie niet verminderen. De outsourcings partner is verantwoordelijk voor de continuïteit van de administratie, ongeacht de veranderingen binnen de organisatie of in de markt. Ze kunnen advies geven en assisteren, bijvoorbeeld voor de aanvraag van financiële tegemoetkomingen.

Schaalbaarheid
Het groeien of krimpen van de organisatie heeft effect op de omvang van de administratie. Met outsourcing weet je zeker dat jouw (salaris)administratie meebeweegt met de ontwikkelingen in de markt of in de organisatie.

Kwaliteit
De externe experts zijn op de hoogte van de laatste wet- en regelgeving en zijn bekend met de meeste softwaresystemen. Hierdoor kunnen ze snel kansen zien en hebben ze veel impact op de administratieve processen van het bedrijf.

Nadelen

Zeggenschap
Wanneer je administratie volledig is uitbesteed, ben je afhankelijk van de externe partij als het gaat om hoe, wie, wat en wanneer. Het kan zijn dat je hierdoor minder zeggenschap hebt, het is belangrijk om hier afspraken over te maken in het outsourcing-contract.

Planning
Outsourcing-contracten hebben gemiddeld een looptijd van 3. Het is belangrijk om hier in de langetermijnstrategie van de organisatie rekening mee te houden, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Outsourcing anno nu

Uiteraard ziet de wereld van outsourcing er nu anders uit dan vijf jaar geleden. De belangrijkste veranderingen:

Meer verdieping in het bedrijfsproces

Eerder lag de focus van outsourcing voornamelijk op het waarborgen van de continuïteit van de organisatie. Tegenwoordig zie je steeds vaker dat de outsourcingspartner meer aandacht heeft voor het proces dat het bedrijf doormaakt. 

Steeds meer grote bedrijven maken gebruik van outsourcing

Niet alleen voor startups en kleinere, groeiende ondernemingen is het de moeite waard om de administratie uit handen te geven, maar ook steeds meer grote bedrijven kiezen voor outsourcing in plaats van interne salarisadministratie. Het is een investering die zichzelf snel terug zal verdienen. 

Flexibelere contracten

Waar voorheen langetermijncontracten en volledige uitbesteding van de salarisadministratie gangbaar waren, maken maatwerkcontracten met meerdere en verschillende servicelevels een opmars (waarbij ook rekening gehouden wordt met integraties van aanverwante deelprocessen zoals pensioenadministratie, verzuim- en urenregistratie). 

Breed inzetbaar

Naast het uitbesteden van de operationele activiteiten rondom (salaris)administratie kan een externe specialist tegenwoordig nog veel meer betekenen , Van advies op locatie tot procesoptimalisatie en bijvoorbeeld een training over het softwaresysteem. Het zijn ambitieuze professionals die graag meedenken om samen groei binnen jouw organisatie te realiseren. 

Betere en gerichtere support

Met de komst van betere technieken en tegelijkertijd de verschuiving naar meer mensgerichte processen, komen er voor outsourcing meer mogelijkheden qua dienstverlening bij. Externe professionals blijven zich verbreden in hun vak , om steeds meer en beter maatwerk te kunnen leveren.

Outsourcing in de toekomst

De populariteit van outsourcing zal alleen maar toenemen. Organisaties willen zich steeds meer willen focussen op de kern van het bedrijf. Hoe meer het aanbod in outsourcing in de breedte groeit, hoe meer organisaties daar gebruik van willen maken. In de wereld van outsourcing staan digitalisering en techniek altijd hoog op de agenda. Automatisering zal alleen maar blijven groeien. Externe professionals zullen up-to-date moeten blijven en regelmatig moeten bijscholen. De verwachting is dat outsourcing in de toekomst minder zal gaan over specifieke operationale taken, maar meer richting strategie, complexe problemen én het onder de loep nemen van volledige bedrijfsprocessen. De outsourcing partner zal moeten bewijzen dat hij echt waarde kan toevoegen aan de organisatie. Tegelijkertijd worden organisaties ook steeds kritischer op het uitbesteden, juist omdat het aanbod groter wordt en ze vaker kijken naar referenties en audits. Door het in huis hebben van de juiste certificeringen weet je als organisatie dat je te maken hebt met een gekwalificeerde partij.

Outsourcing en salarisadministratie via de Quoratio Groep

De Quoratio Groep is opleider en detacheerder van procesprofessionals, gespecialiseerd in salarisadministratie, HR, Healthcare en Finance. Met outsourcing bieden wij organisaties een totaaloplossing voor het administratieve proces. Met een ervaren BPO-team van 15 medewerkers kun je bij ons terecht voor de ontzorging van de administratieve processen. Afhankelijk van de branche of het vakgebied bepalen we in overleg welke diensten en processen wij uit handen kunnen nemen. Omdat we beschikken over verschillende software en service-levels, vinden we altijd een oplossing die past bij de klant.