Wat betekent Zero Admin voor HR- en Payroll?

Wat is Zero Admin en wat levert het op?

‘Robots’ nemen administratieve taken over en systemen worden aan elkaar geknoopt om menselijke interactie tot een minimum te beperken. We zien dit niet als een bedreiging, maar als kans. We gaan zelfs een stap verder: Zero Admin, dát is waar we voor gaan. Een krachtige term voor een toekomst waarin administratie niet aanwezig lijkt. Waarin mensen, systemen en processen optimaal samenwerken. 'De Quoratio Groep, als expert op het gebied van HR Process en Payroll, wil hier het voortouw in nemen.

Wanneer administratieve processen steeds verder gedigitaliseerd worden, is de invoer in de software door de personeels- en salarisadministratie minimaal. De rol van de salarisadministrateur verandert hierdoor enorm, maar wordt zeker niet kleiner! Zero Admin staat voor een toekomst waarin de HR en Payroll administratie volledig zijn gedigitaliseerd. Nagenoeg alle processen zijn transparant, hyper-efficiënt en de kwaliteit en continuïteit zijn geborgd. Het is een situatie waarin een minimale menselijke interactie in het proces nodig is en administratie niet aanwezig lijkt.

Wat Zero Admin je oplevert? In het kort:

• Transparante & efficiënte processen
• Continue borging van kwaliteit & continuïteit
• Data om besluitvorming op te baseren
• Besparing in tijd en geld
• Focus op missie en primaire doelstellingen
• Verhoging gebruikersgemak medewerkers en korte doorlooptijden
• HR-medewerkers hebben meer tijd om waarde te leveren aan de (interne) klant

De Road to Zero Admin

Niet alleen efficiëntie, kwaliteit, continuïteit en een keten-brede samenwerking zijn belangrijk. De road to Zero Admin voegt daar de drie pijlers digitalisering, change en data aan toe. Waarom? Het is van belang, omdat een verbinding tussen business, HR en IT nodig is om op lange termijn strategische keuzes te maken en in te kunnen spelen op nieuwe technologische ontwikkelingen. Daarnaast bereik je hiermee ook dat besluitvorming onderbouwd en gebaseerd kan worden op real-time data. Al is de registratie vanaf de bron nog zo goed en zijn de meeste processen geautomatiseerd; als medewerkers de koers niet kennen en de noodzaak om te veranderen niet ervaren, gaat innovatieve software niet voor je werken. Hoe dit wel in harmonie samengaat? We nemen je mee in wat dit betekent voor ons vakgebied en voor de salarisadministrateur van de toekomst.

Voor ons vakgebied

Met de implementatie van E-HRM software hebben veel organisaties papieren mutatiestromen gedigitaliseerd. Medewerkers en managers zijn de ‘bron’ en leggen hun aanvragen en wijzigingen zelf vast via ESS/MSS workflows. De HR- en de salarisadministratie behandelen, controleren en accorderen de aanvragen. Op deze manier nemen organisaties de eerste stappen op weg naar Zero Admin.

We zien echter regelmatig dat de processen binnen bedrijven niet helder zijn. Er wordt veel met uitzonderingen gewerkt terwijl standaardisatie noodzakelijk is om het gewenste resultaat binnen de gestelde tijd, kwaliteit en middelen te halen. Ook kan het zijn dat medewerkers en leidinggevenden de vastlegging als extra werklast ervaren als je de processen alleen digitaliseert en niet voldoende optimaliseert.

Voor veel organisaties is het een enorme uitdaging om de informatie tussen verschillende systemen, bijvoorbeeld het tijdsregistratiesysteem en de E-HRM software, op een goede manier aan elkaar te koppelen. Naast technische kennis is er hiervoor ook kennis van het HR- en Payroll vakgebied nodig. Onze HR Process & Payroll consultants hebben hier veel ervaring in en kunnen een brug slaan tussen HR, Payroll en IT.

We zien grote verschillen in de mate van digitalisering bij organisaties. Dit heeft niet alleen met de mogelijkheden van de systemen te maken. Afdelingen en teams die al jaren bezig zijn met HR- en salarisadministratie vinden het lastig hun processen anders te organiseren, slimmere processen in te richten, keten breed samen te werken en zich te verdiepen in de mogelijkheden van de software. Daar zijn specifieke skills voor nodig!

De Quoratio Groep adviseert en ondersteunt deze organisaties ‘op weg naar Zero Admin’, bij het optimaal gebruik maken van systemen, het inrichten van slimme processen en het begeleiden van teams gedurende deze verandering.

Voor de salarisadministrateur

Met de komst van ESS/MSS workflows, waarbij aanvragen aan de bron, de medewerker of de manager worden vastgelegd, is de rol van de salarisadministrateur aan het veranderen. Voorheen werden alle wijzigingen bij de salarisadministratie ingediend De salarisadministratie administreerde, controleerde en verwerkte. Salarisadministrateurs hadden hun deel van het proces in eigen hand en wisten wat zij moesten doen om ‘in control’ te zijn.

Met de nieuwe werkwijze is de salarisadministratie samen met medewerkers, managers, HR-administratie en Finance onderdeel van een ‘keten’ geworden. De salarisadministratie moet nog steeds ‘in control’ zijn en voldoen aan de huidige wet- en regelgeving. Het is dan ook essentieel dat je de salarisadministrateur weet hoe de workflows, zijn ingericht. Alleen zo kan er goed worden beoordeeld welke risico’s er zijn en welke controles er uitgevoerd moeten worden.

Salarisadministrateurs veranderen als het ware in ‘Payroll-Controllers', begrijpen hoe systemen, processen en wet- en regelgeving met elkaar in verband staan, schatten risico’s in en richten hier controles voor in.

In de praktijk zien we dat Salarisadministrateurs zich onvoldoende bewust zijn van het belang van hun nieuwe rol. Ze denken dat ze ‘minder’ werk krijgen. Het werk wordt anders, ‘op weg naar Zero Admin’. Bij ander werk horen andere skills, keten breed samenwerken, slimme processen inrichten en optimaal gebruik maken van systemen. De consultants van Quoratio weten wat er nodig is op de HR- en salarisadministratie en ondersteunen teams ‘op weg naar Zero Admin’.