Zes tips bij een AFAS implementatie

Sta je aan de start van een HRM software implementatie? Heb je al een pakket gekozen of je weet überhaupt nog niet waar je moet beginnen? Eén ding is zeker: een dergelijke implementatie vraagt veel van je organisatie. Ons advies is om, voordat je van start gaat, eens aan de volgende zaken te denken: 

  • Zorg ervoor dat je je processen in kaart hebt gebracht. Overgaan naar een nieuw systeem is het moment om je processen efficiënter te maken. Als het goed is heb je dit al gedaan bij de keuze van het nieuwe software pakket (waar baseer je immers je keuze anders op?), zo niet dan is dit het moment!
  • Betrek de juiste (eigen interne) inhoudelijk specialisten in het proces bij de implementatie. Het is logisch dat je de salarisadministrateur betrekt als de salarissen straks vanuit een ander pakket worden betaald. Toch gebeurt dit niet altijd. En denk je ook bijvoorbeeld aan de HR administratie, HR adviseur en de manager?
  • Stel tijd en ruimte beschikbaar voor de inhoudelijk specialisten zodat zij zich voldoende kunnen voorbereiden. Een implementatie vraagt over het algemeen meer tijd en doe je niet zomaar even naast je reguliere werkzaamheden. Hoe meer tijd er van te voren in gestoken wordt hoe minder tijd het achteraf kost.
  • Prioriteer in welke volgorde de processen moeten worden ingericht. Een correcte betaling en aansluiting/aangifte is de basis, maar welke processen hebben daarnaast de eerste prioriteit? Dit stelt je in de gelegenheid om indien nodig bij te sturen. Daarnaast borg je hiermee dat processen goed worden ingericht en niet alles maar half!
  • Zorg voor goede documentatie van de inrichting. Dit mag je ook zeker van je leverancier verwachten. Hierdoor ben je achteraf in control over de software en je eigen administratie.
  • Vergeet je data analyses en rapporten niet! Vaak krijgen deze in het begin van een implementatie weinig aandacht omdat daarvoor de data eerst in het systeem moet zitten. Echter om ergens op te rapporteren moet de data wel voor handen zijn. Om deze reden verstandig om ook al aan het begin goed vast te stellen wat je nodig hebt en dit mee te nemen.

Ondersteuning nodig?

Quoratio is als dienstverlenend partner onderdeel van het partnernetwerk van AFAS. Wij zijn dé expert op het gebied van HRM & Payroll en kunnen dus vanuit ons vak jouw organisatie ondersteunen. Dit kan vanuit een technisch (AFAS) perspectief, maar wij kunnen ook verschillende rollen consultancy/medewerkers vervullen die samen met jou de implementatie tot een succes maken.

Wellicht is dit ook interessant