Direct inzicht in financiële processen met de Quickscan van Verhoeve

Consultants aan het woord

De QuickScan van Verhoeve, onderdeel van de Quoratio Groep, maakt bottlenecks in financiële processen inzichtelijk. Het resultaat is een praktisch advies dat organisaties handvatten geeft om verbeteringen door te voeren. Rudy Veltmaat, senior controller, en Maurice Simmelink, lead consultant, werken beiden zo’n 13 jaar bij Verhoeve. Zij hebben de QuickScan ontwikkeld en leggen uit hoe zij organisaties hier snel en gericht mee helpen.

Hoe is de QuickScan opgebouwd?

Maurice: ‘De QuickScan kent drie aandachtsgebieden: operationele processen zoals de dagelijkse financiële werkzaamheden, de planning- en controlcyclus en Data Analytics. We gaan in gesprek met de opdrachtgever om te ontdekken in welke van de drie gebieden de behoefte zit. Dat maakt het voor ons uitdagend; geen QuickScan is hetzelfde. Voor ieder van de drie gebieden hebben we gestandaardiseerde methodes ontwikkeld om snel te kunnen leveren.’

Na het eerste gesprek wordt er een projectvoorstel gemaakt met daarin een plan van aanpak. Rudy vult aan: ‘We nemen interviews af waarin we ingaan op bijvoorbeeld de gebruikte systemen, de verdeling binnen de afdeling en relevante processen. Met een frisse blik brengen we de huidige situatie én het verbeterpotentieel in kaart. Vervolgens presenteren we een adviesrapport van onze bevindingen. Het doel is dat een organisatie direct al met de eerste quick wins aan de slag kan.’

Wat is er onderscheidend aan de QuickScan van Verhoeve?

Maurice: ‘De praktische aanpak. We kiezen niet voor een benadering vanuit de theorie, maar vanuit de praktijk. Dit betekent dat onze verbetervoorstellen bij iedere organisatie anders zijn. Uiteraard met een theoretische onderbouwing. Ons adviesrapport is geen dik boekwerk voor het management, maar een toegankelijk rapport met direct toepasbare tips.

Hoe snel is de QuickScan?

Maurice: ‘Het hele project, van aftrap tot presentatie van het adviesrapport, beslaat zo’n veertig uur verdeeld over vier tot zes weken. We kiezen voor een flexibele aanpak en maken de planning samen met de opdrachtgever.’

Hoe past de QuickScan bij de identiteit van de Quoratio Groep, waar Verhoeve onderdeel van uitmaakt?

‘De rode draad binnen de Quoratio Groep is Zero Admin en het optimaliseren van processen met als doel effectiever en efficiënter werken. Met de QuickScan doen we eigenlijk hetzelfde: we leggen bloot waar verbeteringen mogelijk zijn. Zo sluit de QuickScan naadloos aan op onze Zero Admin mindset.’

Hoe kom jij als senior finance professional tot je recht bij Verhoeve?

Rudy: ‘Ongetwijfeld door de afwisseling. Ik zit steeds met andere mensen in een andere werkcultuur.’ Maurice vult aan: ‘Elke organisatie en elke uitdaging is anders. Daarbij komen wij langs als er een probleem is. Wat dat betreft val ik altijd met mijn neus in de boter als het gaat om het oplossen van unieke vraagstukken.’

Wat is kenmerkend voor de werkwijze van jou en je andere collega’s bij Verhoeve?

Maurice: ‘Ik sta altijd “aan” en creëer mijn eigen kansen. Dat betekent soms simpelweg veel tijd in een opdracht steken, maar ook proactief denken. Ik kan van mijn andere collega’s zeggen dat wij altijd tot het uiterste gaan om een vraagstuk op te lossen. We zijn geen solo-spelers, want alleen samen kom je verder. Als we extra kennis nodig hebben, weten we elkaar snel te vinden. Mijn opdrachtgever krijgt dus niet alleen mijn kennis, maar die van heel Verhoeve.’

Aan wat voor uitdagingen werken jullie het meest?

Rudy: ‘Procesoptimalisatie maakt een groot deel uit van ons werk. We stroomlijnen de boel, zodat er efficiënter gewerkt kan worden. Maar soms is het ook uitvoerend werk om iemand tijdelijk te vervangen. Eigenlijk doen we bij Verhoeve heel afwisselend werk en dat maakt het zo leuk en uitdagend.’

Organisaties hebben zelf ook kennis en kunde, wat komen jullie brengen?

‘Er is vaak veel kennis, maar die is gefragmenteerd aanwezig.’, vertelt Rudy. ‘Ik stel veel vragen en combineer zo de stukjes van de puzzel.’ Maurice: ‘Ik ben resultaat gericht en creëer graag oplossingen. Het is mooi om te zien dat ik met mijn werk een impact maak. Als ik vertrek is er daadwerkelijk een verandering in gang gezet.’