Managementinformatie is bedoeld om je business te kunnen sturen. Maar eerlijk: je stuurt niet als je alleen maar Excels aan het aanpassen bent en elke maand hetzelfde trucje doet”, aldus Tim Schouten. We hebben het met hem en Axel van Dijk over data analytics en business intelligence (BI). Tim en Axel zijn beiden consultant bij Verhoeve, onderdeel van FITZ. Axel: “Veel mkb-bedrijven weten al wel dat ze iets met BI moeten en liever vandaag dan morgen. Maar het blijft nog een beetje hangen.
De traditionele rol van de financial verandert drastisch. De administratieve kant wordt steeds meer geautomatiseerd. De controller wordt degene die vanuit BI-tools data vertaalt, begrijpelijk maakt, sturingsinformatie verzamelt, het MT en directie hiermee adviseert, zodat zij betere beslissingen kunnen maken. Om dit optimaal te kunnen doen, is BI-software zoals Microsoft Power BI of Tableau onvermijdelijk.
Tim deed een BI-opdracht voor een klant in de bouw. “Ze draaiden eerder altijd vanuit Excel weekrapportages van hun grote bouwprojecten. De stand van zaken was het verschil tussen wat er was gefactureerd en de kosten die waren betaald. Deze financieringsstand werd alleen maar vergeleken de week ervoor. Niet met de norm, niet met andere projecten, niet met budget en er was geen trend zichtbaar. Als de stand van vorige week slecht is, lijkt deze week al gauw heel goed.”
Zwakke schakels en zwarte gaten
Waar onze consultants regelmatig tegenaan lopen is dat hun opdrachtgever eigenlijk niet goed weet wat ze willen weten en wat ze zouden kúnnen weten. Axel: “Ze denken: we hebben nu rapporten, dan gaan we met BI werken en komen die rapporten straks automatisch. Maar die rapporten - vaak in Excel - zijn gebouwd met de gegevens die ze op dat moment hadden. Met BI ga je niet alleen maar kijken naar de gegevens die je hebt, maar ook de vraag: welke gegevens heb ik nodig. Dat betekent in veel gevallen dat je meer moet gaan vastleggen en hele processen anders moet doen, omdat je anders niet de juiste data krijgt. Het legt dus ook echt zwakke schakels en zwarte gaten in je proces bloot.”
Tim: “Men denkt vaak dat starten met BI betekent dat wij de hele dag dashboards aan het bouwen zijn.Maar alleen als de data in de juiste vorm beschikbaar is, kun je het eruit halen en gebruiken als input voor je rapporten. In werkelijkheid ben je vooral bezig met: in kaart brengen sturingsbehoefte van de managers, waar haal ik de data vandaan, hoe krijg ik dit in juiste vorm beschikbaar, in hoeverre zijn medewerkers in staat om die gegevens op te halen, het opschonen van de data en zorgen dat systemen op elkaar aansluiten.” Axel: “Ik zeg altijd 40-40-20. 40% verzamelen, 40% begrijpen en omzetten. Eigenlijk ben je maar 20% van je tijd bezig om het dashboard te bouwen. Dat vraagt veel van je skills als projectmanager, maar dat is de uitdaging en het plezier van het werk. Belangrijk bij het werken met data is dat slechte input leidt tot slechte output. Shit in is shit out.”
Controller als business partner
In een half jaar tijd realiseerde Tim voor het bouwbedrijf in Power BI een aantal dynamische rapporten met huidige en historische informatie afgezet tegen de norm en het beoogde resultaat. Tim: “Nu kunnen de managers de cijfers in perspectief zien. De rapporten bieden beslissingsinformatie en handvatten om bij te sturen waar nodig. Een goed rapport geeft antwoord op vragen die er spelen en ook alvast op de vragen die daarop zullen volgen. Dit klinkt superlogisch, maar voor veel bedrijven is dit echt nieuw.”Axel: “De klantvraag is vaak wat algemeen: helder inzicht krijgen in wat er speelt in de organisatie. Aan ons om te laten zien dat data analytics algehele ondersteuning kan bieden bij hun core business.”
Tim en Axel zijn het erover eens. BI maakt hun werk leuker én zorgt dat zij als controller kunnen focussen op waar ze voor zijn opgeleid en aangenomen: analyseren, verdiepingsvragen stellen, verbanden leggen, helpen bij het maken van beslissingen. Kortom: het zijn van een business partner.
Concurrenten zijn al begonnen
Axel stelt het scherp: “Binnen accountancy zijn de concurrenten al begonnen. Je kan niet meer op tegen de kostprijs van een concurrent die de inzichten van BI-software wel heeft.” Hun advies: Begin. Verdiep je. Word je bewust van de mogelijkheden. Zorg dat je grip krijgt op de toegevoegde waarde voor je bedrijf en wat je nodig hebt om te starten.
Tim: “Finance gaat vaak alleen over verleden en heden. Door trends in weken/maanden/jaren te kunnen zien, kun je ook een beetje in de toekomst kijken. En wordt het bijvoorbeeld mogelijk om te zien dat je 4 miljoen had kúnnen omzetten, terwijl je 1 miljoen omzette én waar dat misging. We kunnen met BI relatief eenvoudig heel waardevolle informatie boven water halen. Ik word soms aangekeken alsof ik een tovenaar ben.”