Impact maken als finance afdeling? Vergroot je analysecapaciteit

Nog niet zo lang geleden was de financiële afdeling van een bedrijf een stabiele en betrouwbare factor. Het is nu en de komende jaren echter een flinke uitdaging om dit zo te houden. De informatiebehoefte van de rest van de organisatie wordt groter, men wil betere informatie en ook nog het liefst real-time. Maar wat betekent het nou concreet? En hoe zorg je dat je impact kan blijven maken als afdeling finance & control?

Het korte antwoord is: zorg ervoor dat je de analysecapaciteit van de afdeling vergroot. Uiteraard is het dan belangrijk om deze in kaart te krijgen. In deze blog staan we hier uitgebreid bij stil en bieden we concrete handvatten om aan de slag te gaan.

De financiële afdeling van de toekomst

Wat vaststaat is dat er langzamerhand een andere type finance professional gevraagd wordt. Door wet- en regelgeving en informatietechnologie verandert er dusdanig veel dat dit niet meer te ontkennen valt. Door analisten en managementconsultancy-organisaties zoals McKinsey, Bain & Company, Gartner en Forrester wordt hier veel over geschreven. Volgens recente publicaties kunnen er vier generieke type rollen worden onderscheiden op een Finance & Control afdeling, waarbij ook streefgetallen worden aangegeven voor de workforce voor de toekomst:

• De kernspelers
  Een klein team van finance professionals die verantwoordelijk zijn voor de boekhoudkundige taken en voor de transactionele processen zoals purchase-to-pay.
  > Door automatisering zal deze groep 10% vormen van het financiële personeel. 
• De probleemoplossers
  Dit zijn financials die specifieke problemen voor de business kunnen oplossen. Ze weten hier veel van en komen mede door goede soft skills tot echte oplossingen.
  > Deze groep zal het grootste gedeelte van het financiële personeel vormen, namelijk 60% 
• De specialisten
  Dit zijn financials met diepe technische en analytische kennis, vaak in een expertise-center, voor onderwerpen zoals bijvoorbeeld taks-planning of liquiditeit.
  > Deze groep zal zo’n 20% zijn van het financiële personeel
• De finance value leaders
  Zij zijn verantwoordelijk voor het oplossen van de meest dringende problemen. Zij beschikken over analytische en soft skills en hebben verstand van zowel de business als het core proces. Dit beheersen ze niet allemaal 100%, maar ze zijn wel de spin in het web.
  > Doordat ze moeilijk te vinden zijn, zal dit 10% zijn van het financiële personeel.

Als je de streefpercentages afzet tegen de daadwerkelijke percentages op het gros van de financiële afdelingen, dan laat het resultaat zich raden. Deze wijken fors af. Om niet een te dure afdeling te krijgen t.o.v. concurrenten en om impact te blijven maken als afdeling, moet er een stevige verandering worden doorgemaakt naar een moderne en dynamische afdeling. De belangrijkste technologieën die hier in kunnen bijdragen zijn data analytics, machine learning en artificial intelligence.

Inefficiënte en ineffectieve analyses

Nu zullen er managers zijn die denken dat het niet zo’n vaart zal lopen. En uiteraard kan het zo zijn dat bovenstaande visie volledig, deels of niet uitkomt. Echter, één voorspelling komt 100% zeker wel uit: de wereld om ons heen en de markten waarin we opereren zullen in hoog tempo blijven veranderen. Tijdens deze veranderingen dient de financiële afdeling niet alleen te zorgen voor betrouwbare en accurate stuurinformatie, maar ook voor meer real-time informatie. Er wordt dus steeds meer gevraagd van de analyse capaciteit van de financiële afdeling. En hier ligt nu juist de uitdaging! Deze analyse capaciteit is wellicht voor nu net voldoende, maar met toenemende wensen op dit vlak vanuit de organisatie zal dit al op korte termijn ontoereikend zijn. 

Dit zie je bijvoorbeeld terug in het gebruik van Microsoft Excel, voor vele financials de heilige graal in de uitvoering van taken. Echter, de gemiddelde financial beheerst maar zo’n 5% van de functionaliteit die Excel aanbiedt en benut deze tool dus vaak onvoldoende bij de uitvoering van taken. Dit is dus niet alleen inefficiënt maar ook ineffectief. Dit wordt nog eens verder versterkt doordat Excel in veel gevallen niet de juiste tool is om deze taken uit te voeren. Desondanks wordt het toch ontzettend veel toegepast, omdat financials hiermee zijn opgegroeid.

Er zijn echter diverse BI-tools die veel handelingen op de Finance & Control-afdeling veel makkelijker maken en daarbij bijvoorbeeld zelf correlaties herkennen zonder dat de vraag hiervoor specifiek gedefinieerd moet worden. Excel is bij deze taak te foutgevoelig, vergt veel te veel handelingen en levert veel te grote bestanden op, wat de snelheid niet ten goede komt.

De juiste tool voor de taak

De beperkte analysecapaciteit wordt dus met name veroorzaakt doordat niet de juiste tools worden ingezet of dat een financial niet goed genoeg in staat is om bepaalde tools in te zetten. Verhoog je analysecapaciteit door de juiste inschatting te maken over welke tool voor welke taak geschikt is. En uiteraard dient het gebruik van de tools voldoende beheerst te worden. Werk aan de winkel dus! Wat er in toekomst ook gebeurt, financiële afdelingen moeten af van inefficiënte methodes van data-analyse als ze een betrouwbare partner willen blijven van de business. Maar hoe bepaal je nu welke capaciteit toereikend is? Om inzicht te krijgen in deze capaciteit, bepaal je de analyse-quotiënt.

De Analyse-Quotiënt

De analyse-quotiënt is een performance analyse, waarmee op drie dimensies bruikbare inzichten worden verschaft. Op deze manier worden de analyse capaciteiten van een financiële afdeling in kaart gebracht. Dit gebeurt door inzicht te verschaffen: 

• De analysevragen die de financiële afdeling kan beantwoorden.
• De automatiseringsgraad die wordt toegepast bij het beantwoorden van de analysevragen.
• De integratie van het antwoord op de analysevraag in bedrijfsprocessen en/of bedrijfsbeslissingen.

Voordat de score van de drie dimensies berekend kan worden, dient er één voorbereidende stap te worden uitgevoerd: het bepalen van de analysevragen op basis waarvan de analyse quotiënt wordt bepaald.

Hiervoor zijn diverse mogelijkheden. De vragen kunnen gaan over een specifiek proces, bijvoorbeeld het purchase-to-pay proces, maar kan ook algemener worden toegepast op de financiële afdeling. Daarnaast is het een optie om gebruik te maken van een set vragen die gebaseerd is op de branche in plaats van van een eigen specifieke set aan analyse-vragen. Bij gebruik van branchespecifieke vragen geeft de meting ook een goed inzicht in hoe de analysequotiënt zich verhoudt tot die van branchegenoten. Als de juiste analysevragen zijn gedefinieerd kunnen de scores worden bepaald. Dit geeft een goed inzicht in de zogenaamde IST-positie en een vertrekpunt om toe te werken naar een SOLL-positie, waarbij de financiële afdeling in staat is om van waarde te zijn voor de organisatie en aldus een leverancier te zijn van betrouwbare, accurate beslissingen, die op een efficiënte en effectieve manier worden geleverd aan de organisatie.