Consultancy in de zorg: een toegevoegde waarde

15 maart 2023 - In de zorg is arbeidskrapte momenteel een belangrijk gespreksonderwerp. Voorpagina’s van kranten worden gevuld door een tekort aan handen aan het bed. Maar het tekort aan medewerkers reikt verder dan dat: ook aan de achterkant van de zorg worden vaste krachten vaak gemist. Wist jij dat een zorgconsultant van toegevoegde waarde kan zijn voor het verminderen van de tekorten in de zorg? We leggen het je uit. 

Personeelstekorten in de zorg 

Door het aantrekken van de economie na de coronacrisis schreeuwen werkgevers nog meer dan eerst om personeel middels openstaande vacatures. Die vacatures blijken moeilijk te vullen; personeelstekorten lijken structureel te worden en ondertussen gaan werknemers die al in dienst zijn gebukt onder een hoge werkdruk. Hier komt bij dat onder andere door vergrijzing en een ongezonde levensstijl de zorgkosten de komende jaren zullen stijgen.  

Zorgconsultancy

Een oplossing voor de tekorten in de zorg en de toename van de vraag naar zorg is het inhuren van consultants. Naast dat het inhuren van externen vaak als een kostbaar alternatief voor vaste krachten wordt gezien, heeft dit vaak ook een toegevoegde waarde voor de organisatie an sich. 

Consultants worden vaak ingehuurd in kritische en complexe situaties. Vanwege de objectieve en neutrale blik van consultants kunnen zij in zo’n fase juist fungeren als belangrijke schakel. Belangrijk daarbij is de samenwerking met de interne medewerkers. Interne medewerkers hebben namelijk goed zicht op de organisatie en wat er precies speelt.  

Daarnaast is het van belang om met de medewerkers in gesprek te gaan en hen te betrekken bij de opdracht in verband met het creëren van draagvlak en een succesvolle implementatie. De consultant is hier geschikt voor, mede omdat de consultant juist níet direct betrokken is bij de organisatie. De consultant kan als neutrale derde partij een probleem bekijken, zonder vooroordelen. Hierdoor kunnen er sneller knopen worden doorgehakt, daar de consultant ook minder beïnvloed wordt door het verleden. 

Wanneer is een zorgconsultant van waarde? 

Belangrijk bij het slagen van een project is het plaatsen van interne medewerkers in hun eigen kracht; zij zijn namelijk de inhoudsexperts. Echter is de samenwerking met een consultant vaak extra effectief, omdat zij specialistische kennis bezitten die zij al meerdere malen hebben getoetst bij andere zorgorganisaties. Middels positieve en negatieve ervaringen weten zij vaak wat wel en niet werkt om complexe problemen adequaat op te lossen. Daarnaast kunnen externen vaak dé kartrekker zijn waar door interne medewerkers behoefte aan is. De consultant kan eigenaarschap op zich nemen en kan een nieuw project zichzelf snel eigen maken. Dit in combinatie met een goede samenwerking met de interne medewerkers zorgt ervoor dat resultaten sneller zichtbaar worden.  

Een zorgconsultant in de praktijk 

Amie Vroonland, senior consultant, heeft zelf al vaker de toegevoegde waarde als externe gevoeld. Momenteel is zij werkzaam bij drie verschillende projecten als projectleider op thema’s zoals Horizontaal Toezicht en optimalisatie bronregistratie.  

“Ik ben van mening dat het essentieel is om systeem, proces en mens bij elkaar te brengen. Tijdens mijn opdrachten heb ik ervaren dat interne medewerkers zich voornamelijk bezighouden met de dagelijkse routine, waardoor de lange termijn vaak onderbelicht blijft. De taak van een consultant is om de lange termijn weer prioriteit te maken en dit te koppelen aan de dagelijkse routine. Door de interne medewerkers te betrekken bij mijn opdracht voelen zij zich gewaardeerd en sla ik twee vliegen in één klap. De kennis en expertise van de organisatie die ik nodig heb voor een lange termijnvisie zit per slot van rekening bij de interne medewerkers.” 

Daarnaast weet Amie ook uit eigen ervaring dat haar frisse blik op de situatie een ander positief effect voor interne medewerkers teweeg kan brengen: “Als consultant zie je al snel wie wat doet en wie beter zijn rol kan pakken. Voor mij is het dan de kunst om te kijken hoe ik mensen beter kan maken in hun werk middels het aanbieden van handvatten, het bij elkaar brengen van mensen en het vergroten van de kennis over systemen.  Als consultant breng ik nieuwe energie en enthousiasme om er samen iets van te maken binnen de organisatie. Soms zijn mensen al maanden met een thema bezig en kan ik als aanjager fungeren om de opdracht en de mensen een boost te geven. Je houdt daarbij altijd goed in de gaten wat je precies komt doen en welk doel je moet bereiken.” 

In haar huidige opdracht heeft ze vanuit de vooraf gestelde doelen verandering doorgevoerd binnen de organisatie: “Ik ben van mening dat je als consultant de taak en verantwoordelijkheid hebt om een organisatie vooruit te helpen. Je kan alles aan de achterkant weg corrigeren, maar dat is dweilen met de kraan open en niet de manier om een organisatie op de lange termijn vooruit te helpen.” Bij haar opdracht was het doel dan ook om tot een blijvend, beter registratieproces te komen door middel van een samenwerking tussen de polikliniekmedewerkers en de ZA (zorgadministratie).  

Amie wist al snel de vinger op de zere plek te leggen: “Enerzijds was het van belang om de oorzaak van de fouten aan het licht te brengen (instroom op foutlijsten), anderzijds was het van belang om iedereen binnen de organisatie bewust te maken van hoe het proces loopt. Als ik iets fout doe, bij wie komt dan mijn fout te liggen? Dit proces optimaliseer je natuurlijk alleen door de bron (polikliniekmedewerkers) ook daadwerkelijk te betrekken”  

“Zodra de verschillende betrokkenen zich meer bewust zijn van hun rol, moeten zij ook durven aanpakken, anderen in hun proces op fouten durven wijzen en hen ondersteunen in hoe het beter kan. Zo laat je elke individuele medewerker zich verantwoordelijk voelen voor hun procesdeel. Als consultant kan ik hierbij faciliteren middels bijvoorbeeld het aanbieden van technische tools die dit vergemakkelijken, of door het laten zien aan interne medewerkers hoe zij op hun werkzaamheden kunnen meedenken in duurzame oplossingen.” 

“Het is heel leuk om te zien dat iedereen vrij snel zijn of haar eigen stukje optimalisatie op zich neemt. De polikliniekmedewerkers aan de ene kant in juiste registratie aan de bron en de ZA aan de andere kant als opleider. Als ik als consultant slechts de fouten zou aanwijzen, zou dit op de lange termijn niet werken. Met de gekozen aanpak is er echt een verandering teweeggebracht in het bewustzijn over de eigen rol binnen het proces. De organisatie en medewerkers zijn op een andere manier gaan denken. Ik ben trots op deze verandering die ik samen met de organisatie in gang heb gezet!” 

Implementatie consultant zorg 

Het inhuren van consultants kan dus een blijvend positief effect hebben op een organisatie. Na verloop van tijd vertrekt de consultant, maar de geïmplementeerde werkwijze en de overgedragen kennis blijft. Als er dus sprake is van een kritische of complexe situatie waar intern geen oplossing voor gevonden kan worden, biedt een consultant mogelijk de uitkomst. 

Wil jij weten wat een zorgconsultant van Zorgon voor jouw organisatie kan betekenen? We geven je graag meer informatie en concrete voorbeelden.