De veranderende rol van de zorgadministrateur

30 juni 2022  - De rol van de zorgadministrateur verandert in rap tempo. Josine Keijzer en Ruben Petri van Zorgon spraken hierover met Paul van den Heuvel, manager cliëntadministratie bij zorgverlener Philadelphia. Paul deelt welke veranderingen hij de afgelopen vijf jaar heeft gezien en wat volgens hem de focus mag worden voor de zorgadministrateur. Ook deelt hij zijn visie op Zero Admin en het belang van draagvlak binnen je team. 
 
Een van de grootste veranderingen die Paul noemt, is dat de kennis van de zorgadministrateur steeds breder en specifieker moet worden. De werkzaamheden worden immers steeds gevarieerder. “Ik hou me bijvoorbeeld veel bezig met techniek: hoe maak je nu optimaal gebruik van de software?”, vertelt Paul. “Die optimalisering is in de laatste vijf jaar steeds belangrijker geworden.”  

Een vak apart 

Zorgadministratie is een expertise waar een groeiend aantal mensen tegenwoordig écht voor kiest. Paul maakt de vergelijking met vijf jaar geleden: “Toen zagen we vaak medewerkers vanuit de zorg die iets anders wilden doen, en daarom een stuk administratie erbij pakten”. Dat is nu anders. Mensen gaan nu specifiek op zoek naar werk in het vakgebied van zorgadministratie. We kunnen stellen dat zorgadministratie inmiddels een vak apart is. Het bestaat uit steeds meer lagen en vraagt naar verschillende niveaus qua onderwijsachtergrond en kennis.  

Een andere focus 

De focus van de medewerker op de zorgadministratie ligt nog vaak op het verwerken van een bepaald aantal indicaties. Volgens Paul zouden we dit moeten shiften naar de vraag waarom dat nodig is, en hoe je die indicaties binnen een bepaalde tijd verwerkt. Deze andere focus zorgt ervoor dat er tijd overblijft om processen te verbeteren. “Bovendien komt er dan tijd vrij voor je eigen ontwikkeling, of tijd om eens een kopje koffie te drinken met iemand van een andere afdeling, zodat je het bedrijf en de zorgsector steeds beter leert kennen”, tipt hij. 

Meer met minder doen 

We zijn het met elkaar eens dat ‘administratie’ helaas nog regelmatig negatieve associaties oproept. Maar de term zorgcontrole dekt volgens Paul ook niet helemaal de lading. “Het gaat niet zozeer om het controleren wat niet goed gaat, maar om het verbeteren van het proces”, legt Paul uit. De vraag wat er nu écht nodig is, staat hierin centraal. Meer met minder doen, is het uitgangspunt. Kiezen voor een ‘regelarme manier’ draagt daaraan bij. Paul: “Als je het proces op een regelarme manier inricht, maak je het simpel en overzichtelijk.” 

Zero Admin 

Als je Paul vraagt waar ze met hun afdeling cliëntadministratie bij Philadelphia naartoe willen, is zijn antwoord dan ook ‘regelarme zorg’, oftewel Zero Admin. Minder handmatig, meer geautomatiseerd. Zero Admin streeft naar een toekomst waarin het lijkt alsof de zorgadministratie er niet meer is. Natuurlijk moet je altijd dingen blijven vastleggen en verantwoorden, maar er is nog ruimte voor verbetering als het gaat om de manier waarop dat gebeurt. We zetten flinke stappen in de ontwikkeling van de zorgadministratie. Daarbij is de ontwikkeling van de medewerkers essentieel en is alles uiteindelijk in het belang van de patiënt. 

Je team meenemen 

Maar hoe neem je de medewerkers mee in die nieuwe focus? Paul legt uit dat de medewerkers bij Philadelphia bijvoorbeeld gestimuleerd worden om zelf projecten op te zetten en zelfontwikkelingsdoelen op te stellen. Ook stellen ze doelen op om als team te ontwikkelen naar een efficiëntere manier van werken. Volgens Paul is het ook belangrijk om te kijken wat de medewerker zelf wil en kan bijdragen. Iedereen is anders en de één gaat makkelijker mee in nieuwe ontwikkelingen dan de ander. Iets opleggen is volgens Paul niet de oplossing: “Het gaat erom dat het vanuit de medewerkers zelf komt. Dan is er draagvlak.” Paul vertelt dat daar al mooie stappen in worden gezet. “Als een medewerker vertrekt, denkt het team tegenwoordig: ‘Moeten we wel nog een vervanger hebben? Wie of wat hebben we nodig als vervanging?’ Vijf jaar geleden was het niet de vraag of we iemand moesten vervangen, maar of er niet twee mensen voor in de plaats moesten komen, vanuit de angst dat we veel kennis zouden verliezen met het vertrek van een medewerker. Die houding verandert.” 
 
Kortom, de rol van de zorgadministrateur is de afgelopen vijf jaar al flink veranderd en verandert nog steeds. Als het aan Paul ligt mag de focus komen te liggen op procesoptimalisatie, om zo door te groeien in de richting van Zero Admin. Vergeet vooral niet om aandacht te schenken aan je medewerkers, want ondanks de komst van robots, zijn juist zij onmisbaar in deze ontwikkeling.