Gestructureerd vastleggen van patiëntendossiers in HiX (EPD)

HiX staat voor ‘Healthcare Information X-change’. Voor velen wel bekend. Het is in Nederlandse ziekenhuizen het meest gebruikte elektronische patiëntendossier (EPD) waarin allerlei administratieve handelingen worden verricht. 40% van alle tijd van artsen gaat naar administratie waarvan een groot deel als onzinnig wordt ervaren. De kans bestaat dat professionals hierdoor gedemotiveerd raken en ze zullen minder snel hun best doen om alle informatie juist in te voeren. Maar hoe onzinnig is deze administratie nu eigenlijk en wat kunnen we ermee als dit wel op een juiste manier wordt vastgelegd in een EPD, zoals HiX?

HiX werkt met twee pakketten; standaardcontent en maatwerk. Het standaardcontent pakket biedt een pasklare oplossing voor de globale werkprocessen van ziekenhuizen, met de mogelijkheid om de details te configureren. Bij een maatwerkpakket kun je het systeem zelf inrichten. Dit leidt tot beter aansluiting bij de bestaande processen, maar ook tot meer eigen onderhoud. Er zijn een aantal interessante ontwikkelingen in de markt gaande, waarbij zorginstellingen met een maatwerkpakket meer regie in eigen hand houden. Denk hierbij aan data science, robotisering en het uitwisselen van informatie tussen verschillende zorginstellingen. Hieronder worden deze populaire termen kort toegelicht.

Data science gaat gepaard met de populaire term ‘big data’. Dit wordt gebruikt bij de ontwikkeling van voorspellende modellen voor het diagnosticeren van ziektes in een vroeg stadium (voorkomen is beter dan genezen).

Robotisering gaat om softwareprogramma’s die menselijk gedrag nabootsen, denk bijvoorbeeld aan het wegwerken van administratieve lijstjes, maar dan geautomatiseerd.

Waarom is er onder behandelaren dan niet altijd voldoende aandacht voor een juist gebruik van het EPD?

• Behandelaren hebben allereerst aandacht voor de patiënt. Tijdens een spreekuur zijn (de meeste) behandelaren niet bezig met hoe ze de informatie vastleggen en het belang hiervan, ze willen vooral dat de informatie wordt vastgelegd, zodat ze het snel terug kunnen vinden.
• Behandelaren kunnen niet altijd alles kwijt wat ze willen. Gestructureerde vragen zijn soms te beperkend, waardoor ze hun verhaal doen in de tekstvelden. Soms komt het voor dat een standaardantwoord (welke te structureren valt) niet volstaat, waardoor nuances en bijzonderheden in een memo veld worden getypt. Dit gebeurt niet op een gestandaardiseerde manier, waardoor deze informatie moeilijk te gebruiken is.
• Behandelaren met een hogere leeftijd hebben minder affiniteit met ICT. Het kost ze meer moeite om te wennen aan aanpassingen die in het systeem worden gedaan en ze begrijpen de voordelen hiervan minder goed.

Het uitwisselen van informatie tussen verschillende zorginstellingen leidt tot betere zorg omdat behandelaren van verschillende zorginstellingen waar een patiënt onder behandeling is, op de hoogte zijn van het zorgpad wat de patiënt heeft bewandeld.

Zowel bij data science, robotisering en uitwisseling van informatie is het belangrijk dat alle informatie gestandaardiseerd wordt vastgelegd in het patiëntendossier. Dit is dus een essentiële stap, welke veel zorginstellingen nog niet voldoende op orde hebben. Daarom worden er steeds meer tussenstappen gezet om dit te realiseren.

VIPP en SNOMED: stappen in automatisering voor de juiste inrichting van HiX

De overheid is een aantal jaar geleden een landelijk project gestart ‘VIPP (Versnellingsprogramma informatie-uitwisseling patiënt en professional) waarbij de focus ligt op de gestandaardiseerde uitwisseling van medische gegevens met de patiënt via een persoonlijke gezondheidsomgeving (PGO) en tussen instellingen onderling.

Deze gestandaardiseerde informatie-uitwisseling is gebaseerd op SNOMED. Dit is een internationaal medisch terminologiestelsel om ervoor te zorgen dat zorginformatiesystemen dezelfde technische taal spreken. Zie het als de dikke van Dale voor medische termen. Inmiddels zijn hiervoor al 190.000 termen in het Nederlands beschikbaar en de lijst blijft groeien.

De mogelijkheden reiken dus ver om een eerste stap te zetten richting bovengenoemde voordelen. Hiervoor is een juiste inrichting van HiX noodzakelijk. Om dit te realiseren is de input van behandelaren uit het ziekenhuis essentieel; zij weten immers welke informatie ze allemaal precies op welk moment moeten vastleggen. Behandelaren moeten gefaciliteerd worden in hun administratieve werkzaamheden waarbij deze informatie ook nog eens gestructureerd wordt vastgelegd. Deze facilitering is belangrijk, omdat het EPD voor het succesvol gestandaardiseerd vastleggen van informatie ook juist gebruikt moet worden. De juiste velden moeten worden ingevuld voor het wegschrijven van de administratie.

Administratie is allesbehalve onzinnig mits dit op een gestructureerde wijze gebeurt en de vastgelegde informatie bruikbaar is voor meer doeleindes dan enkel het opstellen van een EPD voor de individuele patiënt. Veel zorginstellingen zijn (nog) niet op het punt waarbij de informatie zodanig wordt vastgelegd dat de vruchten kunnen worden geplukt, van onder andere, data science of robotisering, maar deze weg is wel ingezet. Behandelaren hebben hierin een sleutelrol (gebruiken het EPD en moeten ook de input leveren voor de technische inrichting), maar omdat de voordelen nog niet altijd even zichtbaar zijn wordt deze niet altijd voldoende ingevuld.

Het is zaak om dit bewustzijn te vergroten. Wanneer gebruikers van het EPD bewuster bezig zijn met hoe ze hun informatie registreren en waarom dit belangrijk is, zullen ze uiteindelijk zelf hier veel baat bij hebben. Het is aan de zorginstellingen om dit bewustzijn te vergroten door middel van voorlichting en scholing. Meer aandacht voor administratie, leidt uiteindelijk tot een vermindering van de administratielast.