Hoofd- en onderaannemerschap is ontstaan, zodat zorgaanbieders kunnen samenwerken ten behoeve van de best passende zorg voor de cliënt. Een onderaannemer kan worden ingezet als de hoofdaannemer bepaalde specifieke zorg niet kan leveren. Bij volledig onderaannemerschap dient de hoofdaannemer als kassiersfunctie en levert zelf geen zorg aan de cliënt. Voor deze constructie kan gekozen worden als de onderaannemer geen contractuele afspraken heeft met het zorgkantoor of de gemeente.In deze blog zal allereerst worden ingegaan wat een hoofdaannemer is en vervolgens wat een onderaannemer is. Daarna zal de visie op de toekomst worden uitgelicht. Tot slot zullen er verschillende tips & tricks gegeven worden met betrekking tot hoofd- en onderaannemerschap.
Wat is een hoofdaannemer?
Een hoofdaannemer heeft de volledige indicatie/beschikking van een cliënt en is eindverantwoordelijk voor de geleverde zorg. Voordat er een hoofd-onderaannemerschap aangegaan kan worden, moet de hoofdaannemer controleren of er financiële ruimte is om een onderaannemer in te zetten. Als die ruimte er is, controleert de hoofdaannemer vervolgens of de onderaannemer voldoet aan bepaalde kwaliteitseisen. Deze kwaliteitseisen zijn opgesteld door het zorgkantoor bij een WLZ-indicatie of door de gemeente bij een WMO/JW-beschikking.
Als de onderaannemer voldoet aan de kwaliteitseisen stelt de hoofdaannemer een overeenkomst op. Let op: Dit is een andere overeenkomst dan de zorgovereenkomst die de hoofdaannemer heeft met het zorgkantoor of de gemeente. In de overeenkomst tussen de hoofd- en onderaannemer staan afspraken over het (kwaliteits)voorwaarden en tarieven voor de organisatie.
De hoofdaannemer declareert de eigen uren en de uren van de onderaannemer bij het zorgkantoor (WLZ) of de gemeente (WMO/JW). De hoofdaannemer betaalt de facturen die de onderaannemer stuurt.
Wat is een onderaannemer?
Een onderaannemer kan zowel een ZZP’er als een (zorg)organisatie zijn. De hoofdaannemer stelt een overeenkomst op die ondertekend moet worden door onderaannemer. Hierin staan afspraken vastgelegd over de verantwoordelijkheden van de onderaannemer ten opzichte van de hoofdaannemer. Daarnaast moet de onderaannemer voldoen aan kwaliteitseisen die gesteld worden door het zorgkantoor of de gemeente.
Een onderaannemer levert dus zorg aan een cliënt in opdracht van de hoofdaannemer. Na het leveren van deze zorg stuurt de onderaannemer een factuur naar de hoofdaannemer. Over deze factuur kunnen bepaalde afspraken worden gemaakt, zoals de frequentie waarin een factuur gestuurd wordt. Maar denk ook aan de informatie die op de factuur moet staan, bijvoorbeeld een urenspecificatie of een uurtarief.
Visie voor de toekomst
Op het moment zijn veel hoofdaannemers bezig met een automatiseringsslag. Zij stellen een format op waarin de onderaannemer de geleverde uren registreert. Deze uren kunnen dan automatisch ingelezen kunnen worden in het ECD van de hoofdaannemer. Dit verlaagt de administratieve last voor de hoofdaannemers die eerst deze uren handmatig overnamen in het ECD. De onderaannemer wordt verplicht de geleverde uren in dit format aan te leveren. Doet de onderaannemer dit niet, dan riskeert hij dat de factuur voor de geleverde zorg simpelweg niet betaald wordt. Dit lijkt geen grote opgave voor de onderaannemer.
Echter, als een onderaannemer met meerdere hoofdaannemers werkt en voor al deze hoofdaannemers de uren moet aanleveren in verschillende formats, kan dit de administratieve last voor de onderaannemer aanzienlijk verhogen. De administratieve last verplaatst zich op deze manier van de hoofdaannemer naar de onderaannemer. Dit is een groot risico en moet voor gewaakt worden. Een oplossing hiervoor kan zijn om met verschillende hoofdaannemers om tafel te gaan en gezamenlijk afspraken te maken over een uniform format. Zo kan automatisering ook echt de administratieve lasten omlaag brengen.
Tips & tricks
Opstellen overeenkomst
Maak bij het opstellen van een overeenkomst met algemene (kwaliteits)voorwaarden en tarieven duidelijke afspraken met betrekking tot de looptijd, het tarief en de te leveren zorg. Zorg dat deze informatie terug te vinden is en borg informatie in het elektronisch cliënten dossier (ECD). Goede vastlegging is belangrijk voor de verantwoording van de zorg, bijvoorbeeld (materiele) controles komen vanuit het zorgkantoor, de gemeente of de externe accountant.
Registratie in het ECD
Maak duidelijk in het ECD welke uren geleverd zijn door de onderaannemer en welke uren geleverd zijn door de hoofdaannemer. Maak ook duidelijk met de inrichting dat er bij deze cliënt een onderaannemer betrokken is. Goede vastlegging zorgt ervoor dat je de geleverde zorg kunt verantwoorden en zorgt ervoor dat je inzichtelijk hebt of alle geleverde uren binnen de afgegeven indicatie/beschikking vallen. Je wilt voorkomen dat er te veel uren geleverd worden en het zorgkantoor of gemeente de zorg (deels) niet vergoed/uitbetaald.
Versturen van facturen
Zorg voor goede afspraken over het sturen van facturen. Denk hierbij aan waar de factuur naartoe gestuurd moet worden, wanneer deze ontvangen dient te worden, en welke informatie op de factuur dient te staan. Een urenverantwoording van de geleverde zorg is belangrijk om mee te sturen bij de factuur, zodat aangetoond kan worden wanneer en hoeveel zorg er op een dag geleverd is. Juiste, volledige en tijdige aanlevering van facturen zorgt voor tijdige uitbetaling en voorkomt (administratieve) correcties achteraf.