"HT". Een term die onze consultants inmiddels meer dan bekend in de oren klinkt. HT, oftewel, Horizontaal Toezicht, is een samenwerking tussen zorgaanbieders en zorgverzekeraars waarbij vertrouwen en transparantie centraal staan. In plaats van gegevensgerichte controle achteraf, wordt aan de voorkant samengewerkt om de rechtmatigheid van declaraties te borgen. Waar ziekenhuizen een aantal jaar terug de eerste stap richting HT maakten, zetten ook GGZ-instellingen inmiddels deze stap.De nadruk in HT ligt op het correct registreren en declareren in het primaire proces. Risico's die zich hierbij voordoen dienen in kaart gebracht te worden. Hierdoor wordt de zorgaanbieder gedwongen zijn eigen registratie- en declaratieprocessen onder de loep te nemen. De risico's dienen beheerst en geborgd te worden in (verbeterde) processen. Dit wordt in z'n geheel vastgelegd in een Control FrameWork (CFW). In dit hele proces kijkt de zorgverzekeraar mee. Hierdoor wordt een wederzijds vertrouwen opgebouwd. Dit maakt een snellere afhandeling van het declaratieproces en minder controles achteraf mogelijk.Klinkt goed toch? Maar is er ook een keerzijde? Weegt de tijdsinvestering op tegen de uiteindelijk administratieve voordelen? Zijn er überhaupt administratieve voordelen? Wat zijn de ervaringen met de vertrouwensband met de verzekeraar? We vragen het onze consultants.
Onze consultants aan het woord
“Het gedachtegoed van HT is goed” aldus Erik van Riet. “Tekenend voor HT is het op orde brengen van processen en bronregistratie. Het kost wel veel inspanning om er te komen, maar het levert ook echt wat op.” Daarmee verwoordt Erik de algehele tendens in de ervaringen van onze consultants. De intentie van HT is goed, en zorgt voor een positieve verschuiving van achteraf herstellen naar vooraf beheersen. Echter, het realiseren van deze transitie vergt een flinke (tijds-)investering.
Het proces naar HT toe is tijdsintensief weet Erik. “In de opstartfase ben je bezig met een soort van zelfonderzoek 2.0. Veel tijd gaat zitten in data-analyses". Ook Veerle Pouls, die ervaring heeft met HT in GGZ- en FZ-instellingen, ziet een piek in tijdsinvestering bij het opzetten van HT. “Het beschrijven van de processen, het ontwikkelen, valideren en implementeren van beheersmaatregelen, daar gaat veel tijd in zitten". En of die tijdsinvestering terug gezien wordt? Volgens Erik, die ervaring heeft met HT in ziekenhuizen, zit het kantelpunt na 2 à 3 jaar. “Eerst moet aangetoond worden dat er geen restrisico's zijn, voordat controles afgebouwd kunnen worden. Pas dan kan een vermindering van werkzaamheden plaatsvinden". Mart Meijerink ziet niet zo zeer een afname van administratieve last, maar eerder een verschuiving. “In plaats van druk met correcties achteraf is nu iedereen druk met controles vóóraf. De tijd die iedereen eraan kwijt is, die blijft gelijk". Mart, die ervaring heeft met HT in GGZ- en FZ-instellingen, geeft daarbij wel aan dat ze bij zijn klanten nog niet meer dan 2 jaar bezig zijn met HT. “Misschien als je al jaren zo werkt, kun je op een gegeven moment controles loslaten". Daarin lijkt HT in de ziekenhuizen dus voor te lopen op HT in de GGZ.
Genoeg tijd en geduld is dus nodig voor het opzetten van HT en het bijbehorende CWF. Maar er zijn meer belangrijke factoren. “Naast dat het belangrijk is dat je mensen hebt die hier tijd voor hebben, moet de organisatie er ook klaar voor zijn” zegt Mart. “Anders komt het niet van de grond". Dit gaat verder dan de mensen die HT moeten opzetten. “Het is géén feestje van de zorgadministratie” aldus Erik. "Behandelaren moeten ook mee". Draagvlak vanuit bestuur en directie is nodig om een verandering door te voeren. “Controles opzetten is leuk, maar wanneer ze op de werkvloer niet opgepakt worden, is je proces alsnog niet in control” geeft Veerle aan.
Naast draagvlak, speelt timing een belangrijke rol. Wanneer stap je in? Zo heeft een klant van Mart bewust gekozen HT on hold te zetten, zodat gefocust kon worden op de implementatie van het Zorgprestatiemodel (ZPM). Een slimme keuze, volgens Mart. “Je kunt deze twee dingen niet tegelijk vragen van zorgcontrol". Ook Erik denkt er zo over. “HT is kwetsbaar. Zodra er iets nieuws komt, moet je het hele framework weer opnieuw opbouwen. Je moet een systeem hebben dat zeker 5 jaar niet verandert. Dan kun je er de laatste jaren wellicht profijt uit halen. HT ga je aan voor de lange termijn".
What about de vertrouwensband?
En dan de vertrouwensband met de zorgverzekeraar. Hoe is die? Ook dat kost tijd, geven onze consultants aan. “Eerst moet alles verantwoord en uitgelegd worden, voordat iets van vertrouwen wordt gecreëerd” ervaart Mart. Maar, zo zegt Erik “als die vertrouwensband er eenmaal is, en de zorgverzekeraar weet dat je je processen verbetert, dan hoeft bij kleine fouten ook niet direct terug betaald te worden”.
Een verschil in visie tussen representerend zorgverzekeraar en tweede zorgverzekeraar kan ook soms lastig zijn, weet Erik. “Met de ene partij ben je het eens geworden. Dan schuift de derde partij aan tafel en kun je weer opnieuw beginnen". Meer landelijke handvatten voor zowel zorgaanbieders als zorgverzekeraars zouden hierbij kunnen helpen, volgens Erik. "Dat is het voordeel van een forensische instelling” zegt Veerle. “Die hebben maar te maken met één financier".
Do of Don't?
Zie jij ook het voordeel vooraf beheersen, en de mogelijke winst van HT op de lange termijn? Is HT daarmee voor jouw GGZ-organisatie een ‘Do’? Hou dan dus rekening met de drie belangrijkste punten; draagvlak, timing en tijd. Draagvlak, dat komt vanuit bestuur en directie. Timing, zeker niet vlak vóór een implementatie van een nieuw EPD of een nieuwe bekostigingssystematiek. Tijd? Daar zijn wij voor!
Nieuwsgierig naar wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan contact op met Rein Kooi (06 82 24 97 96) of Lars Blaauwbroek (06 57 38 08 46), onze Accountmanagers GGZ Zorgcontrol & Advies.
Veerle geeft de toekomstige HT-zorgcontrollers nog een tip mee. “We belanden snel in de details van de regeltjes. Logisch, daar worden we enthousiast van. Maar verlies het grotere geheel niet uit het oog. Wat is het doel van de regel? Neem dat als uitgangspunt voor je beheersmaatregel".