Minder registratie leidt tot meer planningsadministratie

Altrecht start pilot met professionele zorgplanners.

Behandelteams in de zorg hebben te maken met een hoge werkdruk. Stichting Altrecht is hierop geen uitzondering. Zeker wanneer het gaat om patiënten die een meer intensieve behandeling met gecompliceerde afspraken nodig hebben, kunnen de uren snel oplopen. Naast hun reguliere werk, zijn behandelaren gemiddeld anderhalf uur per week kwijt aan administratie. Deze administratieve taken, vooral die rondom planning, ervaren veel behandelaren als een enorme last.  

Door de recent gewijzigde bekostigingssystematiek in het Zorgprestatiemodel hoeven behandelaren alleen direct patiëntcontact te registeren. Een flinke administratieve verlichting. Echter, hierdoor is het voor behandelaren nog belangrijker om hun agenda goed op orde te hebben. De agenda kan immers niet meer automatisch als bron voor het volledige behandelplan worden aangewend.  

Altrecht startte daarom een pilot met de ondersteuning door professionele planners. De aanpak van de pilot bestaat enerzijds uit de inzet van een fysieke planner en anderzijds uit het efficiënter inrichten van de administratieve processen. Op die manier hoeven behandelaren zich niet langer met planningsvraagstukken bezig  te houden, maar wordt ook de administratieve druk en daarmee de indirecte tijd verlaagd. Twee vliegen in één klap dus. Naast deze pilot ter optimalisatie zal ook getoetst worden of de pilot financieel neutraal is. Anders gezegd: of de kosten van de professionele planner worden gecompenseerd met meer declarabele productie van de behandelaren.  

Zorgprestatiemodel en agendastructuren 

Altrecht schakelde voor de pilot Zorgon in. Consultants Lisette Verhoef en Evy Boom startten in september 2021 met de pilot 'plannen' op de afdelingen Rintveld Eetstoornissen en Neuropsychiatrie Vesalius. Aan Lisette en Evy de taak om de rol van de planner in het planproces vorm te geven. Daarbij nemen ze zelf ook regelmatig de rol van planner aan. Een belangrijk doel hierbij was het zo efficiënt mogelijk maken van de patiëntreis. In een ideale situatie merkt een patiënt immers niets van het planproces, behalve dat de afspraken met de behandelaar op het juiste moment plaatsvinden. Met name het plannen van zogeheten ‘gecompliceerde afspraken’ bleken een grote uitdaging te vormen. Gecompliceerde afspraken zijn afspraken waarbij meerdere mensen aanwezig zijn, zoals de patiënt zelf, naasten, meerdere behandelaren en eventuele ambulante begeleiders. Uiteraard vraagt het plannen van deze gesprekken om een goed overzicht van de agenda’s van alle betrokkenen. 

Tussentijds resultaat: meer tijd voor de patiënt 

Eén van de acties in de pilot was het inbouwen van vaste agendastructuren. Door deze agendastructuren wordt het voor de behandelaar inzichtelijk hoeveel behandelblokken (directe tijd) er per week mogelijk zijn in zijn of haar agenda. Deze structuren geven daarnaast ook inzicht in de caseload van een behandelaar en waar eventuele tekorten of overlopers zitten. Hiermee kunnen de planners de werkdruk beter verdelen over de verschillende behandelaars. 

De behandelaren zijn veel minder tijd kwijt aan administratieve taken, die zijn immers grotendeels overgenomen door de planners. Hierdoor kunnen de behandelaren productiever te werk gaan en hebben ze meer tijd voor de patiënten (directe tijd). De agendastructuren zorgen bovendien voor de ontsluiting van interessante managementinformatie. Eventuele tekorten of excessen kunnen zo tijdig worden opgemerkt. Een goed voorbeeld is de intakeplanning. De agendastructuren bieden inzicht in het soort afspraken en of deze wel of niet doorgaan. Deze informatie biedt aanleiding voor verdere optimalisatie. Waarom worden afspraken afgezegd? Is dat door de patiënt zelf? Of door de behandelaar? Of het blijkt dat er door het behandelteam in totaal onvoldoende intakes worden gedraaid, waardoor targets niet gehaald worden.

Administratie en registratie moet zo efficiënt mogelijk zijn en de kwaliteit en snelheid van zorg ten goede komen. Door een meer gestructureerde en overzichtelijke planning verlopen de behandelingen en bijbehorende evaluaties nu efficiënter. Dit heeft weer gezorgd voor een betere in- en uitstroom van patiënten.