Onderregistratie in het ziekenhuis  

20 april 2023 - Registratie is een veelbesproken onderwerp binnen het ziekenhuis. Vaak wordt gevonden dat het te lang duurt, te veel werk is en er te veel regels aan verbonden zijn.1 Echter blijft correcte registratie van zorg van groot belang. Een van de risico’s van het onjuist vastleggen van geleverde zorg is namelijk onderregistratie. Hieronder zal worden uitgelegd wat onderregistratie is, wat de gevolgen ervan zijn en hoe het te voorkomen dan wel op te lossen is.  

 

Wat is onderregistratie? 

Feitelijk is er sprake van onderregistratie wanneer niet alles waarvoor een patiënt naar het ziekenhuis is gekomen, wordt geregistreerd in het medisch dossier van de patiënt. Dit kan veel verschillende oorzaken hebben, bijvoorbeeld:  
  • Medisch personeel is niet op de hoogte (gebracht) van veranderende wet- en regelgeving
  • De komst van nieuwe medische apparatuur, waarmee meer onderzoeken kunnen worden uitgevoerd, maar dus ook meer (of anders) moet worden geregistreerd
  • Te hoge werkdruk bij medisch personeel, waardoor niet alles juist of volledig gedocumenteerd wordt
  • Onvoldoende kennis van de werking van het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) 

Een van de lastige aspecten van onderregistratie, is dat het niet altijd evident is dat het gebeurt en waar het dan gebeurt. Wanneer structureel te weinig wordt geregistreerd maar niemand hierop gewezen wordt, kan het probleem zich blijven voordoen zonder dat iemand het doorheeft.    

 

Gevolgen

De gevolgen van onderregistratie zijn veelvoudig. Naast dat de patiëntveiligheid en de kwaliteit van zorg in het geding kunnen komen, kan het ook financiële gevolgen hebben voor het ziekenhuis. Wanneer niet alle onderzoeken worden geregistreerd, kunnen deze ook niet worden gedeclareerd bij de zorgverzekeraar. Geen declaratie betekent ook geen uitbetaling. Naast deze directe financiële gevolgen, heeft het ook financiële gevolgen op de langere termijn. Niet-geregistreerde zorg kan niet meegenomen worden in de kostprijs van een Diagnose Behandel Combinatie (DBC), waardoor deze structureel te laag in waarde wordt gedeclareerd. Op deze manier krijgt een ziekenhuis niet het geld waar ze wel recht op hebben en worden situaties gecreëerd waarin er ‘gratis’ zorg wordt geleverd door het ziekenhuis. Dit wordt op den duur onhoudbaar en moet te allen tijde voorkomen worden. Dit is des te meer noodzakelijk in een tijd waarin de financiële gezondheid van ziekenhuizen niet meer vanzelfsprekend is.2

 

Het tegengaan van onderregistratie  

De meeste ziekenhuizen maken gebruik van programma’s die onder meer kunnen helpen bij een onderzoek naar onderregistratie, zoals een daily auditing tool. Hierin kan bijvoorbeeld worden gedetecteerd wanneer een verrichting mist bij een patiënt, die normaal gesproken wel thuishoort in de DBC van een patiënt. Door middel van software is een deel achteraf op te lossen, maar het is belangrijk om niet het idee te hebben dat onderregistratie compleet kan worden opgelost vanachter een bureau door een daily auditing tool. Om tot de kern van het probleem te komen en onderregistratie te voorkomen in plaats van te genezen, is het essentieel de werkvloer van het ziekenhuis op te gaan en in gesprek te gaan met artsen, verpleegkundigen, poli-personeel, etc. Zij weten immers wat ze uitvoeren, hoe geregistreerd wordt en waar ze tegenaan lopen met betrekking tot registratie. Gesprekken met functioneel (applicatie)beheer zijn ook van toegevoegde waarde. Is het bijvoorbeeld mogelijk om het EPD op zo’n manier in te richten dat onderregistratie moeilijker wordt om per ongeluk te creëren?  

 

Concluderend 

Uiteindelijk draait een onderzoek naar onderregistratie om meer dan alleen het opsporen van die knelpunten waar mogelijk geld wordt misgelopen. Om kwalitatief goede en doeltreffende ziekenhuiszorg te leveren, is het essentieel dat alle zorg die wordt geleverd, wordt geregistreerd en gedocumenteerd. Toch komen veel ziekenhuizen, onder meer door een werknemerstekort en toenemende drukte, niet toe aan een grondig en systematisch onderzoek naar onderregistratie.  

Onlangs heeft consultant Frank Strik een dergelijk onderzoek uitgevoerd in een ziekenhuis waarin onderregistratie werd vermoed. Door de combinatie van gespreksvoering met medewerkers en het leunen op informatie uit auditing tools en het EPD, is hier een adviesrapport uitgekomen met direct te implementeren actiepunten. Bij Zorgon zijn consultants getraind om processen te optimaliseren, zij kunnen het extra werk wat dit kost bij de interne medewerkers weghalen om de werkdruk niet nog verder op te laten lopen. Door uitgebreide werkervaring in diverse zorgorganisaties in Nederland, kunnen zij een waardevolle toevoeging zijn aan het onderzoek naar onderregistratie binnen het ziekenhuis. 

Wilt u hier meer over weten, of in contact komen met een van onze consultants? Neem dan contact op met Frank Strik via
06 26 86 78 07 of  fstrik@quoratiogroep.nl 

Wellicht is dit ook interessant