Projectmanagement is een vorm van ontzorgen

De trombosedienst van Star-Shl begeleidt jaarlijks ruim 30.000 patiënten bij het gebruik van antistollingsmiddelen. Als eerste in Nederland bepaalt Star-Shl bij vrijwel alle trombosepatiënten de INR-waarde met een vingerprik. De specialist in laboratoriumonderzoek stond dan ook voor een uitdaging bij de vervanging van zo’n 500 mobiele INR-meetapparaten. Het project was gestart, maar liep niet volgens plan, waardoor deadlines gemist dreigden te worden. Carine Wentink benaderde Zorgon, waarna consultant Yvonne Claassen het project met minimale ureninzet wist vlot te trekken.  

Het project 

Het vervangen van ca. 500 mobiele INR-meetapparaten voor de medewerkers bloedafname. 

Voorwaarden: 

• Het apparaat is gevalideerd, getest en geconfigureerd. 
• Medewerkers zijn getraind en gecertificeerd om met het nieuwe apparaat te werken. 
• Uitgifte van nieuwe apparaten en ontvangst oude apparaten is geregistreerd op apparaat- en medewerkersniveau. 
• Uitrol gereed voor implementatie nieuw plansysteem 

Zorgon heeft voor dit project een projectleider geleverd met een gemiddelde inzet van 8 uur per week.  

 
De opdrachtgever 

Star-Shl is gespecialiseerd in laboratoriumonderzoek van bloed, urine en ontlasting. Ook voeren zij beeldvormend- en functieonderzoek uit zoals röntgen, echo’s en oogfoto’s en wordt onderzoek gedaan naar hart- en longfuncties. 

De trombosedienst van Star-Shl begeleidt jaarlijks ruim 30.000 patiënten bij het gebruik van antistollingsmiddelen. Als eerste in Nederland bepaalt Star-Shl bij vrijwel alle trombosepatiënten de INR-waarde met een vingerprik. Dit is een patiëntvriendelijke methode en is minder belastend dan de veneuze afname (armprik). De uitslag is direct bekend en komt via een app in het dossier en de doseerafdeling kan dezelfde dag doseren.  

Het project met vertrouwen loslaten 

Carine Wentink, Directeur Bloedafname en Trombosezorg bij Star SHL over het project en de samenwerking met Zorgon : “De activiteiten rondom het vervangen van de honderden apparaten liepen al enige tijd, echter er ontbrak een strak plan met daarin de afhankelijkheden, tijdsplanning, risico’s en taken en verantwoordelijkheden. Het was opgestart met de gedachte “dat doen we er wel even bij”.  Dat viel vies tegen, waardoor het voor alle betrokkenen als een blok aan het been ging voelen met het risico op nog meer vertraging en negatieve energie. 

Met de komst van Yvonne Claassen wist ik, vanuit eerdere positieve ervaringen, dat er op korte termijn structuur werd aangebracht in de uitvoering van de werkzaamheden, een ieder wist wat hij/zij moest doen, de betrokkenen weer vertrouwen en daarmee zin kregen in het project en de uitrol tijdig tot een goed einde wordt gebracht. 

Door de inzet en werkwijze van Yvonne kun je als opdrachtgever het project met vertrouwen “loslaten” en ben je tegelijkertijd geheel op de hoogte van de belangrijkste issues en ontwikkelingen”.   

Overzicht en duidelijke acties 

“Toen ik werd benaderd voor deze opdracht, was het project in volle gang”, vertelt Zorgon-consultant Yvonne Claassen. “De interne projectmedewerkers hadden al flinke stappen gezet op het gebied van valideren en testen van het apparaat. 

Om snel zicht te kunnen krijgen op het project en de status, heb ik het proces uitgetekend met daarin de verschillende stappen per afdeling en de daarbij behorende afhankelijkheden. Het opstellen van een actielijst gaf inzicht in de status van de verschillende stappen én wie er verantwoordelijk was voor uitvoering van de actie. 

Timing speelde in dit project een cruciale rol. We hadden een deadline te halen i.v.m. de implementatie van een nieuw plansysteem, maar de bocht afsnijden is in geval van medische apparatuur uiteraard geen optie. Daarnaast moest de continuïteit geborgd zijn; het prikken van de patiënten moet dagelijks doorgaan en mag alleen gedaan worden door opgeleide medewerkers. 

Met beperkte inzet heb ik er voor kunnen zorgen dat het projectteam boven zichzelf uitsteeg en uitdagende deadlines wist te halen. Overzicht scheppen en duidelijke acties afspreken, zorgt voor efficiënt werken en het houden van focus binnen het team. Daarnaast had ik korte lijnen met de stuurgroep en andere stakeholders. Projectmanagement is eigenlijk vooral een kwestie van ontzorgen. 

Voor mij is dit project bij Star SHL weer een mooi voorbeeld van een project waar mensen, procesessen en systemen succesvol bij elkaar gebracht zijn!”