Robotiseren van het zorglandschap
30 maart 2023 - De administratieve lasten binnen de zorg nemen structureel toe. Zorginstellingen krijgen met toenemende mate te maken met registratieverantwoording vanuit enerzijds wet- en regelgeving en anderzijds de zorgverzekeraars/kantoren en/of gemeenten. Hierdoor zijn medewerkers van zorginstellingen veel tijd kwijt aan administratieve, repeterende werkzaamheden. Daarnaast heeft de zorg te maken met een nijpend personeelstekort. Dit tekort is zowel zichtbaar in het primaire zorgproces als op de ondersteunende afdelingen. Kortom, er moet meer werk verzet worden met minder mankracht. Om de kwaliteit te waarborgen en om te blijven voldoen aan de registratieverplichtingen, dient er een efficiëntieslag gemaakt te worden. Het robotiseren van processen kan een oplossing bieden voor bovengenoemde problemen. Maar wat houdt dat precies in? In deze blog wordt uitgelegd wat robotiseren van processen inhoudt, hoe dit werkt, waarom een organisatie kiest om processen te robotiseren en hoe je de juiste processen selecteert.
Wat is Robotic Process Automation (RPA) en hoe werkt het?
RPA staat voor Robotic Process Automation, ook wel robotgestuurde procesautomatisering genoemd. Dit betreft een techniek voor het automatiseren van bedrijfsprocessen met behulp van zogenaamde ‘software robots’. Middels deze technologie worden de handmatige werkzaamheden die normaliter door een medewerker worden uitgevoerd, overgenomen door een robotscript. De software robot voert op de achtergrond werkzaamheden uit, hier komt geen fysieke robot aan te pas. De robot maakt gebruik van de desktopomgeving, die medewerkers normaliter ook zien als zij het proces uitvoeren. In het script is een beslisboom verwerkt waarmee bepaald wordt hoe een proces uitgevoerd wordt. Hierin zijn criteria opgenomen zodat er geen subjectieve beoordeling plaatsvindt en dat de robot structureel dezelfde afwegingen maakt om tot de gewenste uitkomst te komen. Een voorwaarde is wel dat er sprake moet zijn van een gestandaardiseerd proces, waarbij de input altijd op dezelfde manier binnenkomt.
Waarom robotiseren?
Zoals benoemd nemen de administratieve lasten in de zorg alleen maar toe. Door processen te robotiseren zullen repeterende, administratieve processen niet meer door medewerkers uitgevoerd hoeven te worden. Een robot kan 24/7 opereren, waardoor processen vaker en sneller uitgevoerd kunnen worden. Hierdoor verdient een robot zich vaak in een korte periode terug. Het robotiseren levert directe tijdswinst op voor een organisatie, medewerkers hebben immers meer tijd voor andere werkzaamheden. Een bijkomend voordeel is dat een robot minder fouten maakt doordat de werkzaamheden altijd op dezelfde manier worden uitgevoerd. De robot logt precies wat er per transactie gebeurt waardoor er een duidelijke audit trail ontstaat. Een andere belangrijke reden waarom organisaties voor RPA kiezen is omdat dit het werkplezier van de medewerkers verhoogt. Door te robotiseren worden de simpelere, repeterende werkzaamheden overgenomen, waardoor de robot uit de medewerker wordt gehaald. Dit resulteert in meer tijd voor kwaliteit waarbij de rol van de medewerker cruciaal blijft.
Selecteren van het juiste proces
Maar welke processen kunnen dan gerobotiseerd worden? Processen die zich uitermate lenen voor robotisering zijn geoptimaliseerde processen die gebruik maken van verschillende systemen, waarbij weinig denkwerk en veel klikwerk vereist is. Daarnaast bevat het juiste proces veel repeterende handelingen en kunnen de keuzes gemaakt worden op basis van een beslisboom. Tot slot is het belangrijk dat het robotiseren van het proces een positieve business impact heeft, dit kan zowel op kwalitatief als op kwantitatief niveau.
Nieuwsgierig naar concrete voorbeelden die van toepassing zijn op uw instelling? Neem dan vrijblijvend contact op met Michel van Arnhem: mvanarnhem@quoratiogroep.nl of bel op 06 55 45 09 64.
