Van reageren naar vooraf signaleren

20 september 2022 - Veel uitzendkrachten, geen grip op de personeelskosten, vertroebeling van de rollen en een onderlinge cultuur van naar elkaar wijzen. Een mooie uitdaging voor ons binnen een van de verpleeghuizen van een Nederlandse VVT-organisatie. Het doel? Iedereen, van teamleider tot planner, de tools bieden om hun eigenaarschap te herpakken. En dat lukte!

Als een organisatie vastgeroest zit in patronen van ‘zo doen we dit nu eenmaal’, zit er maar één ding op: die structuur helemaal ontvlechten en opnieuw opbouwen. Een domeinmanager schakelde daarom de hulp in van Zorgon, onderdeel van de Quoratio Groep. “We hadden iemand nodig die de wereld van de zorg snapt, die de taal spreekt en tegelijkertijd met een zakelijke blik ons capaciteitsvraagstuk kon benaderen,” stelt de domeinmanager. “Hoe kunnen we onze processen ontleden en optimaal opnieuw inrichten? Enerzijds zodat mensen beter op hun plek zitten en anderzijds zodat we minder externe mensen nodig hebben.”

Terug aan het roer

Die perfecte match werd gevonden in de persoon van Rose van de Burgt-Buntsma, Healthcare Consultant bij Zorgon. Zij bracht de organisatie terug naar de tekentafel: hoe zijn de processen nu ingericht? En komt dat overeen met waar het bedrijf naartoe wil? Wat is de personeelsbegroting en met welke bezetting kunnen we dus gaan werken? Hoe kunnen we beter aan de knoppen draaien, zodat we vooraf sturen in plaats van achteraf verantwoorden? Rose had een brugfunctie tussen uitwerken hoe de situatie was en signaleren hoe het beter kon.

“Een van de belangrijkste stappen,” vertelt Rose, “was het invoeren van een stuurwieloverleg met de strategische driehoek: een terugkerend overleg tussen een kwaliteitsverpleegkundige, teamleider en planner. Samen nemen zij de aankomende twee weken door. Hoe ziet het personele plaatje eruit? Wat kunnen we verwachten qua verlof en verzuim en waar moeten we bijsturen?” Die bevindingen werden verwerkt in het stuurwieldocument. Daarmee kreeg de organisatie weer grip op de inzet van hun personeel. Dus niet pas vier werken later in de managementrapportage torenhoge personeelskosten zien, maar vooraf signaleren en sturen.

Een open cultuur

Veel korter op de bal spelen, dat was het uitgangspunt. En dat ook stimuleren onder de medewerkers. Zo werden verpleegkundigen zelf betrokken bij het opstellen van roosters. Zij weten namelijk als geen ander wat zinvolle diensttijden zijn. Op die manier ontstond er een leuk samenspel tussen de medewerker en de planner. Dat vormde de basis die nodig was voor meer en betere samenwerking. “Dat vind ik misschien wel het mooiste resultaat,” stelt de domeinmanager die de hulp van Zorgon inschakelde. “Dat de hele organisatie weer open is gegooid omdat alle rollen nu helder zijn, onder andere dankzij de opgestelde werkinstructies waarin staat wie wat doet. Er ontstaat meer samenwerking en mensen staan weer open voor vernieuwing. Die cultuurverandering is echt ingezet.”

Daarnaast zijn er ook heel concrete resultaten behaald. De prognose is dat het aantal uitzendkrachten met 71% gaat dalen. Simpelweg door vooraf te signaleren, efficiënter te roosteren en de medewerkers zelf weer betrokken en verantwoordelijk te maken. De medewerkers bij de klant hebben hun eigenaarschap daarin herpakt. Ze wijzen niet langer naar elkaar, maar bewijzen dat ze het samen kunnen!