De verschuiving van Zorgadministratie naar Zorgcontrol in zorginstellingen is de afgelopen jaren steeds prominenter geworden. De snelheid waarmee deze overgang plaatsvindt, varieert echter sterk tussen verschillende zorgsectoren. Met welke uitdagingen krijgen zorginstellingen te maken? Welke kansen biedt het? En wat is er nu eigenlijk voor nodig om deze overgang te realiseren? In deze blog willen we een beeld schetsen wat de overgang van Zorgadministratie naar Zorgcontrol binnen de VVT- en gehandicaptenzorg inhoudt.
De overgang naar Zorgcontrol
De afdeling Zorgadministratie is hoofdzakelijk gericht op het corrigeren van fouten die eerder in het zorgproces zijn ontstaan. Deze correctie gebeurt voornamelijk achteraf en is vooral gericht op administratieve taken. Met de overgang naar Zorgcontrol verschuift de focus naar een meer adviserende en controlerende rol. Hierbij wordt de verantwoordelijkheid voor de juiste registratie terug bij de zorgverleners gelegd, met als doel fouten te voorkomen in plaats van achteraf corrigeren.
Waarom de overgang naar Zorgcontrol?
- Efficiëntie van de zorginstellingen vergroten
- De kwaliteit van de zorg verbeteren
- Kosten besparen
Door processen te optimaliseren en zorgverleners meer verantwoordelijkheid te geven voor hun eigen registraties kunnen zorginstellingen betere resultaten bereiken. Echter brengt dit verschillende uitdagingen met zich mee, waardoor er tussen VVT- en gehandicaptenzorgorganisaties aanzienlijke verschillen in het tempo te zien zijn van deze overgang.
Uitdagingen bij de overgang naar Zorgcontrol
Bij iedere overgang komen ook uitdagingen kijken. Het is goed om deze van tevoren inzichtelijk te hebben, zodat hierop ingespeeld kan worden. De weg naar Zorgcontrol is namelijk geen eenvoudige weg en er zijn verschillende uitdagingen waar rekening mee gehouden moet worden:
Hoge werkdruk en onderbezetting: Veel zorginstellingen hebben te maken met hoge werkbelasting en onderbezetting. Hierdoor is er weinig tijd beschikbaar om de overgang naar Zorgcontrol in te zetten en heeft dit geen prioriteit.
Financiële beperkingen: Veel kleine zorginstellingen in de VVT- en gehandicaptenzorg beschikken over beperkte financiële middelen om te investeren in de overgang naar Zorgcontrol, waardoor zorginstellingen terughoudend zijn om op korte termijn te investeren, ondanks de lange termijnvoordelen.
Weerstand tegen verandering: De mindset van Zorgadministratie medewerkers kan eveneens een belemmerende factor zijn. Medewerkers met een lange staat van dienst kunnen moeite hebben zich aan te passen aan hun veranderde rol, wat de overgang naar Zorgcontrol vertraagt. Voor een afdeling die zich op Zorgcontrol richt, is een cultuur van voortdurende verbetering en openstaan voor verandering essentieel. Van medewerkers wordt verwacht dat zij een breder takenpakket op zich nemen, naast hun standaardtaken. Denk hierbij aan meedenken over procesoptimalisatie en -beheersing. Vaak wordt bij grote organisaties een aparte interne controller ingezet, die verantwoordelijk is voor de gehele risicoanalyse en het beheersplan. De afdeling Zorgadministratie wordt hierin doorgaans weinig betrokken, wat kan leiden tot weerstand tegen veranderingen van de Zorgadministratiemedewerkers.
ECD’s: Niet alle ECD’s zijn optimaal ingericht met ingebouwde controles om de afdeling Zorgcontrol te ondersteunen. Dit betekent dat sommige controles handmatig moeten worden uitgevoerd, wat tijdrovend en foutgevoelig kan zijn.
Mogelijkheden voor een soepelere overgang naar Zorgcontrol
Er zijn gelukkig ook veel mogelijkheden om de eerdergenoemde uitdagingen aan te gaan. Hiermee is het mogelijk om de overgang van Zorgadministratie naar Zorgcontrol soepeler te laten verlopen:
Optimalisatie van ECD’s: Zoals eerder vermeld kunnen goed ingerichte ECD’s en geautomatiseerde processen de overgang van Zorgadministratie naar Zorgcontrol bevorderen. Bepaalde controles kunnen standaard worden geïmplementeerd in het ECD, om onjuiste registraties die niet voldoen aan wet- en regelgeving te voorkomen. Door processen te automatiseren kunnen menselijke fouten worden geminimaliseerd en kan er efficiënter gewerkt worden. Vanuit deze controles zal een afdeling Zorgcontrol een meer adviserende rol krijgen richting zorgverleners. Bij herhaalde fouten binnen een bepaald team kan Zorgcontrol bijvoorbeeld extra ondersteuning bieden bij de juiste registratie in de toekomst.
Bijscholing en training: Om de overgang naar Zorgcontrol te bereiken, zijn medewerkers nodig met een ander profiel dan voorheen. Medewerkers die in staat zijn om mee te denken over procesoptimalisatie en initiatief nemen om verbeteringen door te voeren. Het is van belang om huidige Zorgadministratie-medewerkers bij de overgang te betrekken en hen de nodige bijscholing te bieden, zodat ook zij de overstap naar Zorgcontrol kunnen maken.
Samenwerking tussen interne controle en Zorgcontrol: Een goede afstemming tussen de interne controle en de afdeling Zorgcontrol is van groot belang. Samen kunnen zij controles en planningen opstellen, zodat verwachtingen, uitvoeringstijden en eigenaarschap duidelijk zijn. Door heldere communicatie bij afwijkingen van deze planning kan er tijdig worden bijgestuurd.
Conclusie
We zien dat de overgang van een Zorgadministratieafdeling naar een Zorgcontrolafdeling binnen de VVT- en gehandicaptenzorg langzaamaan zijn intrede doet. Een goed ingericht ECD, competente medewerkers en geoptimaliseerde processen kunnen deze overgang bevorderen en leveren lange termijnvoordelen op.
De overgang naar Zorgcontrol stelt zorginstellingen in staat om de zorgkwaliteit te verbeteren en kosten te besparen!
Ook toe aan verandering en nieuwsgierig naar wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen?
Neem dan contact op met Jane Sprang (0657973690), accountmanager VVT/GHZ.