De term RPA (Robotic Process Automation) leeft steeds meer binnen de zorg. Zo ook binnen de VVT- en gehandicaptenzorg organisaties. De vergrijzing zal in de toekomst steeds meer toenemen, waardoor ook de druk op de zorg verder toeneemt. Daarnaast is er nu al sprake van arbeidskrapte in de zorg. Zorgorganisaties zijn zoekende naar manieren om hiermee om te gaan. RPA kan hierin bijdragen. Er is steeds meer interesse in het inzetten van deze techniek. Echter, het wordt tegelijkertijd regelmatig nog ervaren als een spannende stap.In deze blog geven we praktijktips aan organisaties die aan de slag willen met RPA of zich verder willen verdiepen in dit onderwerp. Deze tips zijn voortgekomen uit een webinar over RPA, dat we enige tijd geleden op 8 juni verzorgd hebben voor VVT- en Gehandicaptenzorg organisaties. In dit webinar deelde Dineke de Graaf (Adjunct Directeur Financiën bij Cordaan) haar ervaringen met de implementatie van de ‘robot’ die momenteel draait op hun facturatie proces.
Wil je starten met RPA? Houd dan rekening met de volgende factoren:
Ga open gesprekken aan met het personeel. Het is erg belangrijk dat er commitment is vanuit de medewerkers. RPA kan de angst oproepen dat er banen verloren gaan. In werkelijkheid zal RPA voornamelijk een manier zijn om repeterend werk uit te besteden. Het ‘menselijke werk’ kan hierdoor juist leuker worden, omdat er meer tijd over is voor complexere taken.
Betrek andere belanghebbende afdelingen bij het project. Denk bijvoorbeeld aan de afdeling ICT en de privacy officer. Wat is er technisch mogelijk binnen de huidige werkplek en applicaties? Met welke privacy aspecten moet er rekening worden gehouden?
Breng het proces waarvoor je RPA wil inzetten gedetailleerd in kaart. Welke stappen worden er uitgevoerd in het proces? Kan het proces nog geoptimaliseerd worden? En welke verwachtingen zijn er uiteindelijk van de ‘robot’? Welke stappen gaat deze uitvoeren?
Sta stil bij wat de ‘robot’ naar verwachting gaat opleveren. Is dit de investering waard? Houd hierbij rekening met de terugverdientijd. Wat is de doorlooptijd van de RPA implementatie? Hoe lang gaat de organisatie nog gebruik maken van de huidige systemen? En hoe lang zal de huidige wet- en regelgeving naar verwachting nog stand houden?
Idealiter wordt de ‘robot’ eerst getest in een testomgeving met testdata. Denk erover na of een dergelijke testomgeving beschikbaar gesteld kan worden. En zo niet, hoe de risico’s zoveel mogelijk teruggedrongen kunnen worden wanneer je de pilot meteen zou draaien in de productie omgeving.
RPA kan worden opgezet door de organisatie zelf of door middel van samenwerking met een partner. Hoe maak je deze keuze en wat zijn de voor- en nadelen? Op donderdag 12 oktober om 12:30 organiseren wij een vervolg-webinar, waarbij we verder inzoomen op de keuze voor zelf RPA opzetten versus samenwerking met een partner. Wil je dit webinar bijwonen?
Meld je dan aan bij Michel van Arnhem via: mvanarnhem@quoratiogroep.nl.
Wil je naar aanleiding van bovenstaande blog sparren over RPA mogelijkheden? Of heb je verdere vragen? Neem dan contact op met Michel van Arnhem via: mvanarnhem@quoratiogroep.nl.