Veranderend vakmanschap van de zorgadministrateur (deel 2)

Naast de top 10 werkzaamheden - beschreven in blog #1 - heeft de zorgadministrateur in de VVT & Gehandicaptenzorg aanvullende taken en verantwoordelijkheden. Deze taken en verantwoordelijkheden verschillen per organisatie. Waarom zijn er verschillen? En wat zijn deze verschillen? Dat lees je in deze blog.

Waarom zijn er verschillen in taken en verantwoordelijkheden?

Er zijn zes organisatiekenmerken die invloed hebben op de inrichting van de zorgadministratie en daarmee de werkzaamheden van de zorgadministrateur. Dat zijn onder andere:

1. Grootte van de organisatie.
2. Soorten zorg en daarmee financieringsvormen waar een organisatie mee te maken heeft.
3. Aan- of afwezigheid van andere ondersteunende afdelingen/functies.
4. Wijze van samenwerken (en vertrouwen) tussen zorgprofessionals, zorgadministrateur en andere ondersteunende functies.
5. Systemen waarmee de organisatie werkt.
6. Inrichting van de project- en beheer organisatie.

Wat zijn de verschillende taken en verantwoordelijkheden?

Net als de zorgadministrateur zijn ook wij gek op digitale lijstjes, zoals je misschien al gemerkt hebt. Hieronder beschrijven wij 8 aanvullende taken en verantwoordelijkheden.

1. Kennispartner

1.1 Opleiden

Denk aan het opstellen van werkinstructies, handleidingen, vlogs (informatie filmpjes), e-learnings voor alle betrokkenen in het zorgadministratieve proces. En bijvoorbeeld het verzorgen van opleidingen, informatiebijeenkomsten en/of nieuwsbrieven voor (zorg)professionals;

• bij wijzigingen in wet- en regelgeving;
• als onderdeel van een inwerkprogramma;
• als zaken die in het zorgadministratieve proces niet lekker lopen en extra aandacht verdienen.

1.2 Helpdesk & coaching on the job

Ingewikkelde casuïstiek? Welke financiering is passend bij de veranderende zorgvraag van een cliënt? Hoe ga je om met een combinatie van financieringsvormen? In deze gevallen is de zorgadministrateur de helpdesk of sparringspartner voor de zorgprofessional.

Een voorbeeld:

Bij een organisatie gaat de zorgadministrateur (digitaal) met de wijkverpleegkundige mee op gesprek naar cliënten zodra de overstap van ZVW naar WLZ in beeld komt. De zorgadministrateur brengt in dat geval specialistische kennis met zich mee over deze wet- en regelgeving, hij weet dit eenvoudig uit te leggen en is in staat direct vragen van de cliënt- en/of zijn vertegenwoordiger te beantwoorden.

Daarnaast ondersteunt de zorgadministrateur de zorgprofessionals on the job bij taken die niet dagdagelijks voorkomen. Uitgangspunt is in één keer goed én geen administratief gedoe voor de zorgprofessionals.

2. Controle

Bij de ene organisatie is er een functionaris AOIC, bij de andere organisatie is dit onderdeel van het takenpakket van de zorgadministrateur. Daarbij is er ook onderscheid te maken in het opstellen van het AOIC proces, het begeleiden en/of de uitvoering van de AOIC.

Ook de volgende twee controles zijn niet standaard bij de zorgadministratie belegd, maar het komt wel voor:

• Coördineren/begeleiden van de accountantscontrole.
• Coördineren/begeleiden van de materiële controle.
  

3. Functioneel Applicatie beheer

De zorgadministrateur, binnen vaak kleinere zorgorganisaties, is naast zijn dagelijkse werk soms ook verantwoordelijk voor het functioneel applicatiebeheer, zoals het inrichten van nieuwe prestaties, producten en tarieven.

Bij grotere organisatie is er vaak een afdeling functioneel applicatiebeheer waar de inrichting is belegd. In dat geval houdt de zorgadministrateur zich puur en alleen bezig met de top 10 werkzaamheden (blog #1).

4. Managementinformatie

Op dit vlak zie je grote verschillen tussen zorgadministrateurs. De verantwoordelijkheid kan liggen bij het ontwerpen, genereren, interpreteren en/of presenteren van data. Daarbij maakt de zorgadministrateur gebruik van de rapportagemogelijkheden in het ECD, is hij vaardig met Excel en/of een BI tool.

Bij de ene organisatie is er een informatieloket ingericht, waarbij de zorgadministrateur geen rol speelt. Bij de andere organisatie speelt de zorgadministrateur een trekkersrol in het inrichten van dashboarding voor zorgteams en management.

Ps. Wist je dat wij een training Ons Rapportages en Excel verzorgen?

5. Intake, Planning & Rooster

Het gros van de zorgorganisaties beschikt over een aparte afdeling 'zorgbemiddeling'. De taakverdeling tussen de zorgbemiddeling en zorgadministratie verschilt. Wie vult bijvoorbeeld de rekenmodule in of controleert dat deze aanwezig is? Wie verzorgt de AAT richting het zorgkantoor?

Daarnaast zijn er organisaties waarbij de zorgadministrateur de intake van nieuwe cliënten plant. Of zelfs het standaard rooster van medewerkers van ondersteunende diensten vult.

6. Financieel gerelateerde taken

Taken die vaak bij de financiële afdeling zijn belegd, zijn bij sommige organisaties ook bij de zorgadministrateur belegd. Denk aan:

• Contractbeheer
• Financiële boekingen
• Debiteurenadministratie
• Controller (combinatiefunctie)

7. Zorgverkoop

Als je toch de wet- en regelgeving kent, de tarieven en de impact op de zorgadministratieve processen, dan is de stap naar 'Zorgverkoop' goed te maken. Waaronder het doornemen van contracten. Hoe fijn is het om aan de voordeur al te weten wat de impact gaat zijn op het proces? Een tariefverhoging kan mooi klinken, maar als blijkt dat de registratie meer kost dan wat de verhoging oplevert, dan zal je een gesprek moeten voeren met de financier.

8. Business partner

Door het jaar heen komen er wijzigingen in wet- en regelgeving op de zorgorganisatie af. Hoe gaan organisaties daarmee om als deze wijzigingen meerdere afdelingen raken? Hoe positioneert de zorgadministrateur zich? Er zijn, naast de ad hoc taken, twee varianten om op in te zoomen:

1. Beheerorganisatie
2. Projecten
   
   

8.1 Business partner in de beheerorganisatie

Bij organisaties is er binnen een proces een proceseigenaar en procesbeheerder aangewezen. Als die niet bekend is bij jouw organisatie, dan heb je daar meteen een verbeterpunt te pakken. De procesbeheerder werkt nauw samen met kerngebruikers, eindgebruikers en uiteraard de functioneel applicatie beheerder(s). Bij de ene organisatie is de zorgadministrateur de procesbeheerder, bij de andere organisatie de eindgebruiker. Er zijn structurele overleggen ingepland om toekomstige wijzigingen te bespreken en de impact te bepalen, om vervolgens het proces te wijzigen of een project op te starten.

8.2 Business partner tijdens projecten

De zorgadministrateur neemt deel aan projecten binnen de organisatie waarbij beleidsontwikkelingen vertaald moeten worden naar een aangepast of nieuw administratief zorgproces. Daarin kan de rol van projectleider of projectlid bij de zorgadministrateur belegd worden. In deze projecten werkt de zorgadministrateur nauw samen met zorgprofessionals en professionals van andere afdelingen.