Verbeter jouw zorginformatiesysteem zonder kwaliteitsverlies van de zorg

Als deelprojectleider Facturatie werkte Zorgon-consultant Mathijs van den Broek met een groot team aan de overgang naar een nieuw Elektronisch Patiënten Dossier (EPD). Een zorgvuldig uitgevoerd project dat eind mei 2018 succesvol live is gegaan. Wat waren de uitdagingen? En wat zijn de succesfactoren?

Waarom had de Pompestichting een nieuw EPD nodig?

“Een goed zorginformatiesysteem draagt bij aan de kwaliteit van de zorg. Het is daarom altijd goed om kritisch te kijken naar of het beter kan. En het kon inderdaad beter: het vorige systeem had te veel beperkingen in zich om de kwaliteitsambitie van de Pompestichting waar te kunnen maken. Bovendien werkte Pro Persona, de GGZ Holding waar de Pompestichting bij hoort, met een ander EPD. Dit EPD van leverancier Nexus, had een aantal grote voordelen. We konden hierdoor ook delen van het zorgproces vereenvoudigen, zoals de behandelplan-evaluatiecyclus.”

“Geld is belangrijk, maar veiligheid is nog belangrijker; de zorg voor patiënten mag nooit in gevaar komen”

“Tot slot wordt er meer en meer ingezet op ketenvorming in de GGZ. Met hetzelfde EPD als Pro Persona, is de Pompestichting beter in staat om te anticiperen op deze ontwikkeling.”

Wat waren de uitdagingen?

“De grootste uitdaging was de integratie van de gegevens van de Pompestichting naar ProPersona. Het is eenvoudiger om naar nieuw, leeg systeem te migreren dan naar een bestaand systeem. Een haalbaarheidsonderzoek wees uit dat het mogelijk was, dus deden we het.”

“Een andere uitdaging is natuurlijk de veiligheid van de patiënten. Die moet gewaarborgd zijn. Geld is belangrijk, maar het allerbelangrijkste is dat de zorg voor patiënten altijd moet kunnen doorgaan!”

Hoe zorg je ervoor dat alles goed loopt?

“Testen, testen, testen en nog eens testen. Je kunt het je niet veroorloven dat er iets misgaat. Niet in de zorg en niet in de facturatie. Stel je voor dat je maanden geen facturen kunt sturen. Je hoort het wel eens … dat soort rampscenario’s. Dat wil je echt niet.”

“Hoe slimmer je test, hoe beter je de bugs boven water krijgt.”

“We hebben heel veel slimme query’s gemaakt. Hoe slimmer je test, hoe beter je de bugs boven water krijgt. Daarbij was het ontzettend handig dat ik zowel het oude als het nieuwe systeem kende. Dat raad ik iedereen aan: zet iemand in die beide systemen kent. Tot slot is het belangrijk dat je proefdraait. We hebben drie proefconversies gedaan. Na elke proef vroegen we onszelf af: ‘Zouden we met dit resultaat live zijn gegaan, ja of nee?’ Deze gedegen aanpak heeft absoluut geleid tot het succes.”

Zijn er nog andere succesfactoren?

“Ja, je moet zo’n overgang heel gedegen aanpakken. Bij ons startte dat met de haalbaarheidsonderzoeken, maar ook daarna hebben we in elke fase van het project de vinger aan de pols gehouden. Het werd bovendien goed geleid door een sterk team; iedereen zat met de juiste kennis op de goede plek.”

“Daarnaast konden we gebruikmaken van de kennis die bij Pro Persona al aanwezig was. Vanuit de leverancier van het nieuwe EPD, Nexus, kregen we ook goede ondersteuning. Zo’n samengesteld team is een must voor dit soort complexe en grote trajecten. Het is prachtig dat na maanden hard werken het resultaat zo goed is!”