Vijf tips bij de implementatie van Horizontaal Toezicht

En wat dit betekent voor de ggz

In veel ggz-instellingen gaat het steeds vaker over Horizontaal Toezicht (HT): een samenwerking tussen zorgverzekeraars en zorginstellingen om controles op declaraties gezamenlijk en gericht aan te pakken. Zo worden fouten in declaraties voorkomen, waardoor minder controles nodig zijn en zorgverlening efficiënter wordt. Een complex project, want: waar begin je?

Jeroen de Jong, Senior Consultant bij Zorgon, en Ruben Petri, Senior Consultant bij Zorgon en ervaringsdeskundige in het creëren van randvoorwaarden voor Horizontaal Toezicht in ziekenhuizen, gaan met elkaar in gesprek en geven tips.

1. Betrek alle afdelingen, regio’s en locaties erbij

Ruben: “In HT-trajecten in de medisch-specialistische zorg heb ik weleens meegemaakt dat de organisatie te weinig werd meegenomen. Het is heel moeilijk om dat later nog om te buigen. Stel de projectgroep daarom vanaf het begin zo breed mogelijk op. Betrek er bijvoorbeeld direct iemand bij van ICT voor het inregelen van de systemen, of iemand van de communicatieafdeling om de boodschap intern over de bühne te krijgen.”

Jeroen: “Ik kan me voorstellen dat het een veelgemaakte fout is om HT té centraal te houden. Zeker bij ggz-instellingen, omdat die – in tegenstelling tot ziekenhuizen – vaak verspreid zijn over meerdere locaties, over verschillende regio’s met een eigen directie en dynamiek. Maak dus ook de regiodirectie onderdeel van de project of stuurgroep.”

2. Breng HT onder bij Zorgcontrol

Omdat HT de processen en werkzaamheden van zorgcontrollers raakt, is het volgens Ruben van belang om de afdeling Zorgcontrol bij de implementatie te betrekken.

“Uiteindelijk draait HT om registratieprocessen; als die goed zijn ingeregeld, klopt ook de uitkomst, dat wil zeggen de factuur. In het proces maak je gebruik van systemen en mensen, dus is een goede afstemming van deze driehoek belangrijk voor het resultaat. Daarom zie ik een goede afdeling Zorgcontrol als spin in het web als de basis van HT. Om met input te komen over de kwaliteit van de registratie, maar wat mij betreft ook om structureel overleg op te zetten met de eerste lijn en met behandelaren om de kwaliteit van de registratie op de juiste plekken te bespreken. Want alleen zo kom je er samen achter wat er misgaat in een proces en wat de verbeterpunten zijn, om zo met elkaar tot een betere kwaliteit van registratie te komen.”

3. Zorg voor de juiste persoon op de juiste plek

Een succesvol HT-traject valt of staat met goed projectmanagement. Zorg daarom voor een projectleider die in staat is deze zware kar te trekken. Onderschat dat niet: deze persoon moet de organisatie in, de juiste lijntjes kennen en in staat zijn mensen te verbinden.

Inhoudelijke kennis en een goede projectmanager zijn is niet voldoende – zoek voor deze positie iemand die goed is in het verbinden van mensen, die daadkrachtig is en graag dingen aanpakt.

4. Maak vanaf het begin concrete afspraken

Zet afspraken met zorgverzekeraars en andere externe partijen vanaf het begin zwart op wit en zorg voor akkoord door alle partijen, zodat je hier altijd op terug kunt vallen en je niet terug hoeft te blijven komen op zaken die al waren afgehandeld.

Maak op basis hiervan een jaarplanning; blijken er toch wijzigingen nodig, sluis die dan door naar het volgende jaar. Want als er later nog dingen moeten veranderen in het traject, betekent dat een stap terug – en dat is funest voor het hele proces.

5. Focus op de voordelen

Het lijkt een open deur, maar bij een implementatietraject als Horizontaal Toezicht is het belangrijk om vanaf het begin duidelijk te maken wat de voordelen en het praktisch nut zijn.

Ruben: “Er zullen altijd medewerkers zijn die sceptisch zijn, of HT onnodig vinden. Zeker bij werknemers die hun werk al jaren op dezelfde manier uitvoeren, kan een ingrijpende verandering een behoorlijke drempel betekenen.”

Jeroen: “Benadruk dus de voordelen van Horizontaal Toezicht voor ziekenhuizen, bijvoorbeeld dat correcties achteraf niet langer nodig zijn en je dus vooruit kunt kijken. En dat HT ervoor zorgt dat er eerder duidelijkheid is over de omzet voor de jaarrekening.”

Nu Horizontaal Toezicht ook in ggz-instellingen steeds meer realiteit wordt, helpen we je graag op weg met deze zes tips. Wil je nog meer tips of even sparren? Neem dan contact op met onze consultants Jeroen of Ruben.